Zrozumieć proces rozliczania dotacji – co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć

Czym jest rozliczanie dotacji unijnej i dlaczego ma ważne znaczenie?

Pozyskanie dotacji unijnej to bez wątpienia duży sukces dla firmy, ale jednocześnie początek nowego, wymagającego etapu – realizacji i rozliczania projektu zgodnie z zasadami programu oraz umową o dofinansowanie. Rozliczanie dotacji nie jest formalnością. To kluczowy proces, który decyduje o wypłacie środków i pomyślnym zakończeniu całej inwestycji.

Na czym polega proces rozliczenia projektu z funduszy UE?

Rozliczanie dotacji unijnej polega na szczegółowym dokumentowaniu wszystkich działań i kosztów związanych z realizacją projektu. Każdy etap musi być zgodny z:

• harmonogramem rzeczowo-finansowym,
• budżetem zatwierdzonym we wniosku,
• zakresem rzeczowym określonym w umowie.

Beneficjent jest zobowiązany do przedstawiania instytucji finansującej wniosków o płatność, dołączania faktur, dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Niezbędne jest również raportowanie postępów, osiągniętych rezultatów oraz zgodności z wskaźnikami projektu.

Dlaczego prawidłowe rozliczenie jest warunkiem wypłaty środków?

W większości programów unijnych środki wypłacane są w transzach – po zaakceptowaniu rozliczenia danego etapu. To oznacza, że błędy w rozliczeniach mogą opóźnić wypłatę środków, a w skrajnych przypadkach prowadzić do wstrzymania finansowania. Instytucje wdrażające, takie jak PARP, NCBR czy urzędy marszałkowskie, oceniają wnioski o płatność bardzo szczegółowo.

Poprawne rozliczenie projektu:

• umożliwia terminowe uzyskanie refundacji kosztów,
• zabezpiecza firmę przed utratą płynności finansowej,
• ułatwia przejście przez kontrole i audyty projektowe.

Co grozi za nierozliczenie dotacji? Korekty, zwroty, sankcje

Nieprawidłowe lub nieterminowe rozliczanie dotacji niesie za sobą poważne konsekwencje:

• korekty finansowe – czyli obniżenie poziomu dofinansowania z powodu błędów formalnych lub merytorycznych,
• obowiązek zwrotu części lub całości środków, jeśli wydatki okażą się niekwalifikowalne,
• dodatkowe kontrole i postępowania wyjaśniające ze strony instytucji finansujących,
• utratę możliwości ubiegania się o kolejne środki z funduszy UE.

Krok po kroku – jak wygląda proces rozliczania dotacji unijnej?

Rozliczanie projektu finansowanego z funduszy unijnych wymaga od przedsiębiorcy nie tylko znajomości zasad programu, ale także konsekwentnego dokumentowania wydatków i działań projektowych. Poniżej przedstawiamy, jak rozliczyć dotację unijną krok po kroku, na co zwrócić uwagę przy przygotowywaniu dokumentacji i jak zapewnić zgodność z harmonogramem oraz budżetem.

Wniosek o płatność – co zawiera i kiedy go złożyć?

Wniosek o płatność to kluczowy dokument w procesie rozliczania dotacji. Składa się go po zakończeniu danego etapu projektu (np. kwartalnie lub po realizacji konkretnego zadania) albo w formie końcowego rozliczenia po zakończeniu całej inwestycji. Wniosek powinien zawierać:

• szczegółowy opis wykonanych prac lub zakupionych elementów projektu,
• zestawienie wydatków z podziałem na kategorie budżetowe,
• dane dotyczące osiągniętych wskaźników i rezultatów,
• załączniki w postaci kopii faktur, umów, protokołów i potwierdzeń zapłaty.

W zależności od programu (np. FENG, RPO, KPO), składanie wniosków odbywa się przez systemy elektroniczne takie jak SL2014, LSI czy portale regionalne. Terminy składania wniosków określone są w umowie o dofinansowanie lub harmonogramie projektu. Przekroczenie terminu może skutkować utratą transzy dofinansowania.

Dokumentacja do rozliczenia dotacji – co musi przygotować beneficjent?

Aby prawidłowo rozliczyć dotację, beneficjent musi udokumentować każdy wydatek zgodnie z zasadami kwalifikowalności kosztów. Dokumentacja do rozliczenia dotacji unijnej obejmuje:

• faktury VAT lub rachunki wystawione zgodnie z przepisami podatkowymi,
• umowy z wykonawcami, dostawcami lub pracownikami zaangażowanymi w projekt,
• protokoły odbioru towarów, usług lub wykonanych prac,
• potwierdzenia zapłaty (np. wyciągi bankowe),
• zapytania ofertowe i notatki z wyboru wykonawców – jeśli wymagane,
• raporty postępu prac i wskaźników.

Dokumenty muszą być przechowywane w sposób uporządkowany i dostępny dla ewentualnych kontroli ze strony instytucji wdrażających.

Zgodność z harmonogramem, budżetem i wskaźnikami

Kluczową kwestią jest zgodność z zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie. Instytucje takie jak PARP, NCBR czy urzędy marszałkowskie weryfikują m.in.:

• czy wydatki poniesione są zgodnie z zatwierdzonym budżetem (nie można dowolnie przenosić środków między kategoriami),
• czy działania realizowane są w zgodzie z harmonogramem i nie ma istotnych opóźnień,
• czy osiągane są wskaźniki rezultatu i produktu – np. liczba zakupionych urządzeń, wdrożonych rozwiązań, przeszkolonych osób.

Wszelkie zmiany muszą być wcześniej zgłoszone i zatwierdzone przez instytucję. Samowolne modyfikacje mogą zostać uznane za naruszenie warunków dofinansowania.

Jakie dokumenty są wymagane przy rozliczeniu dotacji?

Prawidłowe rozliczenie projektu dofinansowanego ze środków unijnych wymaga nie tylko rzetelnego prowadzenia działań merytorycznych, ale przede wszystkim – kompletnej i zgodnej z przepisami dokumentacji. To właśnie na jej podstawie instytucje takie jak PARP, NCBR czy urzędy marszałkowskie podejmują decyzję o akceptacji wniosku o płatność i wypłacie kolejnych transz środków. Poniżej przedstawiamy, jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia dotacji, z podziałem na najważniejsze kategorie.

Faktury i rachunki potwierdzające poniesione wydatki

Podstawą rozliczenia każdej dotacji są dokumenty księgowe potwierdzające zakup usług, towarów lub realizację konkretnych etapów projektu. Najczęściej są to:

• faktury VAT wystawione zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług,
• rachunki w przypadku rozliczeń z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej,
• noty księgowe lub dokumenty równoważne, jeśli wynikają ze specyfiki zadania.

Faktury muszą być wystawione na beneficjenta dotacji, zawierać właściwe dane, opisy oraz odniesienia do zakresu rzeczowego projektu. W przypadku rozliczania środków unijnych bardzo istotna jest również czytelność powiązania faktury z konkretnym zadaniem lub kategorią budżetową. To element, który bardzo często podlega szczegółowej kontroli.

Protokoły odbioru, potwierdzenia wykonania i wyciągi bankowe

Faktura to nie wszystko. Niezbędnym załącznikiem do niej jest dokument potwierdzający, że towar lub usługa zostały faktycznie dostarczone lub wykonane zgodnie z umową. W tym celu załącza się m.in.:

• protokoły odbioru technicznego,
• karty przekazania sprzętu do użytkowania,
• dokumenty dostawy,
• raporty wykonania usług.

Do każdego wydatku wymagane jest także potwierdzenie zapłaty, najczęściej w formie wyciągu z konta bankowego. Wyciągi te muszą być zgodne z harmonogramem płatności i potwierdzać dokładnie kwotę z faktury. W przypadku płatności gotówkowych (jeśli są dozwolone) potrzebne są odpowiednie pokwitowania.

Umowy z wykonawcami, zapytania ofertowe i wybór dostawcy

W projektach, w których wymagane jest stosowanie zasady konkurencyjności, niezbędne jest przedstawienie całego procesu wyboru wykonawcy. Oznacza to:

• publikację zapytań ofertowych (np. w Baza Konkurencyjności),
• zebranie minimum trzech ofert,
• ocenę ofert zgodną z kryteriami oceny,
• dokumentację z przebiegu wyboru i podpisaną umowę z wykonawcą.

W przypadku mniejszych zamówień lub projektów z uproszczonymi zasadami zakupowymi (np. DIG.IT), również warto dokumentować proces w formie notatki z rozeznania rynku. Nieudokumentowane wybory wykonawców to jedna z najczęstszych przyczyn korekt finansowych w projektach unijnych.

Ewidencja księgowa projektu i dokumentacja pomocnicza

Każdy beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej projektu, zgodnie z zasadą przejrzystości finansowej. Oznacza to, że wydatki finansowane ze środków unijnych powinny być:

• ujęte w osobnym rejestrze księgowym (np. konto analityczne, projektowe),
• opatrzone odpowiednimi oznaczeniami i opisem źródła finansowania,
• zgodne z harmonogramem rzeczowo-finansowym.

Równolegle należy prowadzić dokumentację pomocniczą, np.:

• listy obecności (dla szkoleń),
• raporty postępu rzeczowego,
• rejestry zakupionego sprzętu,
• potwierdzenia promocji projektu (np. zdjęcia tablic informacyjnych, zrzuty ekranu ze stron internetowych).

Raporty okresowe i końcowe

Elementem finalnym rozliczenia są raporty – okresowe lub końcowe – w zależności od programu. Muszą one zawierać:

• podsumowanie wykonanych działań,
• analizę wskaźników rezultatu i produktu,
• zestawienie wydatków z załączonymi dowodami księgowymi,
• informacje o wszelkich trudnościach, opóźnieniach lub zmianach.

Raporty składa się w systemach takich jak SL2014 (dla programów krajowych) lub LSI (dla projektów regionalnych), a w przypadku większych projektów – również w wersji papierowej.

Najczęstsze błędy w rozliczeniach i jak ich uniknąć

Nawet najlepiej zaplanowany projekt może zakończyć się niepowodzeniem, jeśli zostanie nieprawidłowo rozliczony. Instytucje finansujące, takie jak PARP, NCBR czy jednostki RPO, przykładają ogromną wagę do zgodności realizacji projektu z jego założeniami oraz przepisami o kwalifikowalności wydatków. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy w rozliczeniach dotacji unijnych oraz sposoby, jak ich unikać, by zminimalizować ryzyko korekt i zwrotu środków.

Przekroczenia budżetu i przesunięcia kosztów bez zgody

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wydatkowanie środków niezgodnie z zatwierdzonym budżetem. Beneficjenci często dokonują przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków lub ponoszą koszty wyższe niż zaplanowane, nie informując o tym instytucji.

Jak uniknąć błędu?

• Śledź na bieżąco wykonanie budżetu w systemie księgowym projektu.
• Zgłaszaj wszelkie przesunięcia lub zmiany harmonogramu za pomocą aneksu.
• Pamiętaj, że zmiany powyżej określonego progu (np. 10%) wymagają zgody instytucji.

Niedopasowanie budżetu i harmonogramu do faktycznego przebiegu projektu może skutkować częściową odmową refundacji, a w skrajnych przypadkach – korektą finansową.

Braki w dokumentacji i błędne fakturowanie

Każdy wydatek musi być potwierdzony kompletem dokumentów. Brak choćby jednego elementu, np. potwierdzenia zapłaty, umowy lub protokołu odbioru, może spowodować uznanie kosztu za niekwalifikowalny.

Równie problematyczne jest błędne wystawienie faktury, np. na inny podmiot niż beneficjent lub z niejasnym opisem towaru czy usługi.

Jak tego uniknąć?

• Wprowadzaj standard weryfikacji dokumentów przed ich dołączeniem do wniosku o płatność.
• Ustal z dostawcami dokładny format faktur zgodny z wymaganiami projektu.
• Prowadź ewidencję dokumentacji projektowej w sposób umożliwiający łatwy dostęp i audyt.

W razie wątpliwości, warto skorzystać z pomocy specjalisty ds. rozliczeń. To szczególnie ważne przy dużych projektach, w których dokumentów są setki.

Niekwalifikowalne wydatki i brak zgodności z harmonogramem

Do najczęstszych błędów należy także finansowanie kosztów, które nie zostały przewidziane we wniosku lub nie mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowalnych. Przykłady:

• zakup sprzętu bez zachowania konkurencyjności,
• płatność gotówką (jeśli niezgodna z zasadami programu),
• wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności.

Nieprzestrzeganie harmonogramu rzeczowo-finansowego, np. opóźnienia w realizacji etapów lub niespełnienie wskaźników, również może zostać uznane za naruszenie warunków umowy.

Jak temu zapobiec?

• Regularnie aktualizuj harmonogram realizacji projektu.
• Sprawdzaj kwalifikowalność wydatków w wytycznych i instrukcjach na funduszeeuropejskie.gov.pl.
• W przypadku wątpliwości – skonsultuj się z instytucją lub doradcą.

Niewłaściwe oznaczenia i brak promocji projektu

Nie można zapominać o obowiązkach informacyjno-promocyjnych. Brak wymaganych logotypów na dokumentach, tablicach informacyjnych czy materiałach promocyjnych może skutkować obniżeniem poziomu dofinansowania.

Przykłady błędów:

• brak wzmianki o współfinansowaniu projektu z UE w publikacjach,
• nieumieszczenie tablicy informacyjnej na miejscu realizacji inwestycji,
• brak oznaczeń unijnych na fakturach i umowach.

Jak uniknąć błędu?

• Skorzystaj z gotowych wzorów oznaczeń dostępnych na stronach instytucji wdrażających.
• Zachowuj dokumentację zdjęciową z oznaczeń w przypadku projektów infrastrukturalnych.
• Przestrzegaj zapisów umowy dotyczących promocji i widoczności wsparcia UE.

Jak uniknąć korekt finansowych w projektach UE? Przede wszystkim – poprzez systematyczne monitorowanie dokumentacji, przestrzeganie zasad kwalifikowalności i aktywną komunikację z instytucją. Najwięcej błędów wynika z pośpiechu, braku wiedzy lub złych nawyków organizacyjnych.

Jak przygotować się do kontroli projektu z funduszy unijnych?

Kontrola projektu to nieodłączny element realizacji inwestycji współfinansowanej z funduszy UE. Wbrew pozorom, kontrola nie musi oznaczać stresu ani ryzyka zwrotu środków – pod warunkiem, że beneficjent od początku dba o prawidłowe dokumentowanie działań i zgodność z warunkami umowy. W tej części wyjaśniamy, jak przygotować się do kontroli projektu, jakie dokumenty powinny być gotowe i co sprawdzają instytucje wdrażające (np. PARP, NCBR, RPO).

Rodzaje kontroli projektów unijnych

W zależności od programu i instytucji finansującej, można wyróżnić kilka typów kontroli:

• Kontrola dokumentacyjna – przeprowadzana na podstawie przekazanej przez beneficjenta dokumentacji (np. wnioski o płatność, faktury, umowy, protokoły).
• Kontrola na miejscu – fizyczna wizyta przedstawicieli instytucji w siedzibie firmy lub w miejscu realizacji inwestycji. Dotyczy głównie projektów infrastrukturalnych, zakupowych lub szkoleniowych.
• Kontrola zdalna (online) – coraz częściej stosowana po pandemii. Weryfikacja odbywa się na podstawie dokumentów przesyłanych cyfrowo (PDF, skany) i wywiadów telefonicznych lub wideokonferencji.

Instytucje takie jak PARP, NCBR czy jednostki RPO mogą przeprowadzać kontrole zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu, w okresie trwałości (zwykle 3–5 lat). Dlatego warto być przygotowanym przez cały czas.

Lista kontrolna – co sprawdzają instytucje?

Podczas kontroli weryfikowane są zarówno aspekty formalne, jak i merytoryczne. Oto najczęstsze elementy, na które zwracają uwagę kontrolerzy:

1. Zgodność wydatków z zatwierdzonym budżetem i umową o dofinansowanie
   – Czy wydatki mieszczą się w ramach kwalifikowalności?
   – Czy nie zostały przekroczone limity lub niezgłoszone przesunięcia?
2. Dokumentacja finansowa
   – Faktury, rachunki, umowy, protokoły, wyciągi bankowe.
   – Sprawdzenie, czy wszystkie dokumenty są kompletne, podpisane i spójne z wnioskiem o płatność.
3. Realizacja wskaźników projektu
   – Czy osiągnięto założone cele i rezultaty?
   – Czy dokumentacja (np. raporty, zdjęcia, listy obecności) potwierdza zrealizowanie zadań?
4. Promocja projektu i oznaczenia UE
   – Czy w miejscu realizacji projektu znajdują się wymagane tablice informacyjne?
   – Czy dokumenty i materiały promocyjne zawierają logotypy UE?
5. Zgodność z zasadami konkurencyjności
   – Czy beneficjent prawidłowo przeprowadził postępowania ofertowe?
   – Czy wybór wykonawców został właściwie udokumentowany?
6. Trwałość inwestycji i brak niedozwolonych zmian
   – Czy nie doszło do zmiany własności, sprzedaży sprzętu lub nieruchomości?
   – Czy projekt nie został przerwany lub istotnie zmodyfikowany?

Jak zabezpieczyć dokumentację i przygotować zespół projektowy?

Aby przygotować się do kontroli i zminimalizować ryzyko błędów, warto wdrożyć następujące działania:

• Stwórz uporządkowaną strukturę dokumentacji projektu – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej (np. foldery tematyczne: finanse, umowy, wskaźniki, promocja).
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolerami – najlepiej kogoś zaangażowanego na bieżąco w projekt (np. koordynator, główny księgowy, specjalista ds. dotacji).
• Regularnie aktualizuj harmonogram realizacji i ewidencję wydatków – to pomoże uniknąć niespodzianek.
• Wykonuj wewnętrzne audyty dokumentacji co najmniej raz na kwartał.
• Zadbaj o obecność osoby technicznej w przypadku kontroli na miejscu – np. kierownik budowy, informatyk, logistyk.

Czy warto skorzystać z pomocy doradcy przy rozliczaniu dotacji?

Rozliczenie projektu unijnego to złożony, wieloetapowy proces, który wymaga znajomości przepisów, zasad kwalifikowalności wydatków, procedur kontrolnych oraz systemów raportowania. Nawet drobny błąd formalny może skutkować zwrotem środków lub korektą finansową, dlatego coraz więcej firm decyduje się na współpracę z profesjonalnym doradcą. Czy to się opłaca? Kiedy warto zainwestować w pomoc eksperta i kto realnie pomaga rozliczać projekty unijne?

Kto pomaga rozliczać projekty unijne – zakres usług doradczych

W firmie Eurolider od lat wspieramy beneficjentów funduszy UE nie tylko na etapie pozyskiwania dofinansowania, ale również podczas rozliczania projektów. Nasz zespół specjalistów ds. funduszy unijnych, analityków finansowych i doradców projektowych oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie:

• przygotowania i złożenia wniosków o płatność (zaliczkowych, pośrednich i końcowych),
• kompletowania i weryfikacji dokumentacji finansowej oraz merytorycznej,
• bieżącego doradztwa w zakresie kwalifikowalności wydatków,
• prowadzenia ewidencji księgowej projektu i raportów postępu,
• wsparcia podczas kontroli i audytów (także zdalnych i terenowych),
• przygotowywania aneksów i wyjaśnień do instytucji.

Działamy zgodnie z obowiązującymi wytycznymi programów FENG, RPO, KPO, DIG.IT i wielu innych. Posiadamy doświadczenie w obsłudze projektów dla MŚP, dużych firm oraz organizacji non-profit.

Ile kosztuje rozliczenie dotacji z pomocą eksperta?

Koszt obsługi rozliczeń zależy od:

• wartości i złożoności projektu,
• liczby transz i wymaganych raportów,
• zakresu dokumentacji do przygotowania,
• rodzaju programu (np. FENG, PARP, RPO, KPO).

W firmie Eurolider oferujemy kilka modeli współpracy:

• ryczałt za każdy etap rozliczenia (np. od 1 500 zł netto za transzę),
• pakiet miesięczny przy długotrwałych projektach,
• success fee – rozliczenie po pozytywnej ocenie wniosku o płatność,
• kompleksowa obsługa od podpisania umowy po rozliczenie końcowe – z indywidualną wyceną.

Dla klientów realizujących kilka projektów oferujemy preferencyjne warunki i pakiety usług.

Kiedy pomoc zewnętrzna minimalizuje ryzyko korekt i stres?

Współpraca z profesjonalnym doradcą szczególnie opłaca się w sytuacjach, gdy:

• firma nie posiada własnego zespołu ds. funduszy UE,
• brakuje wiedzy o kwalifikowalności kosztów i zasadach księgowania dotacji,
• w projekcie wystąpiły zmiany harmonogramu, budżetu lub wykonawców,
• planowana jest kontrola ze strony PARP, NCBR lub RPO,
• rozliczenie wymaga przygotowania obszernej dokumentacji, aneksów i załączników.

Nasze doświadczenie pokazuje, że firmy korzystające z doradztwa uzyskują szybszą akceptację wniosków o płatność, unikają korekt finansowych i są lepiej przygotowane do ewentualnych kontroli. Zmniejsza się także ryzyko stresu i strat wizerunkowych związanych z błędami administracyjnymi.

Rozliczenie dotacji a księgowość – najważniejsze kwestie podatkowe

Otrzymanie dofinansowania z funduszy unijnych wiąże się nie tylko z obowiązkami projektowymi i formalnymi, ale również z odpowiednim ujęciem zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych. Rozliczenie dotacji musi być zgodne z przepisami podatkowymi i bilansowymi, aby uniknąć błędów, które mogą mieć konsekwencje finansowe lub kontrolne. Poniżej omawiamy, jak zaksięgować rozliczenie dotacji, kiedy powstaje przychód i jakie są skutki podatkowe zwrotu środków.

Kiedy powstaje przychód z dotacji i jak go księgować?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o podatku dochodowym, przychód z dotacji unijnej powstaje w momencie, gdy:

• beneficjent spełni wszystkie warunki do jej otrzymania (np. zrealizuje etap projektu),
• środki zostaną zaksięgowane na rachunku bankowym firmy lub zostanie wystawiona decyzja o przyznaniu płatności.

W przypadku projektów z refundacją (np. FENG, RPO), do przychodu należy zaliczyć tylko część odpowiadającą uzyskanemu dofinansowaniu. W księgowości często stosuje się konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” albo konto analityczne wyodrębnione specjalnie na potrzeby projektów unijnych.

Jeśli dotacja finansuje środki trwałe, przychód nie powstaje od razu, lecz wpływa na zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT. Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć jedynie tę część amortyzacji, która odpowiada udziałowi wkładu własnego.

Czy dotacje można ująć w kosztach?

Nie. Granty i dotacje z UE same w sobie nie są kosztem podatkowym. Natomiast koszty poniesione w ramach realizacji projektu – o ile są niepokryte z dofinansowania – mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. W praktyce oznacza to, że:

• część wydatków pokryta z wkładu własnego może być ujęta w kosztach uzyskania przychodu,
• część sfinansowana z dotacji nie może być ponownie zaliczona jako koszt.

Przykład: Firma otrzymała 60% dotacji na zakup maszyny za 100 000 zł. Wówczas tylko 40 000 zł (wkład własny) może zostać ujęte w kosztach amortyzacji. Pozostała część musi być wyłączona z kosztów podatkowych.

Jak wygląda zwrot dotacji od strony księgowej?

W sytuacji, gdy instytucja finansująca nakaże zwrot dotacji (np. z powodu błędów w rozliczeniu, nieosiągnięcia wskaźników lub kontroli), beneficjent musi ująć to zdarzenie księgowe w sposób szczególny. Zależnie od momentu powstania obowiązku zwrotu, księgowany jest:

• zapisem obciążającym przychody przyszłych okresów, jeśli dotacja nie była jeszcze wykazana jako przychód,
• jako koszt operacyjny, jeśli dotacja została już ujęta w rachunku zysków i strat.

W obu przypadkach konieczne jest odpowiednie uzasadnienie w dokumentacji finansowej i bieżące uaktualnienie ewidencji projektowej. Warto pamiętać, że faktury z dotacji powinny być przechowywane minimum 5 lat od zakończenia projektu, co może być weryfikowane w toku kontroli.

Rozliczenie dotacji unijnej w pigułce.

Poprawne rozliczenie dotacji unijnej to nie tylko obowiązek wynikający z umowy o dofinansowanie – to również warunek bezpieczeństwa finansowego firmy i szansa na dalsze korzystanie ze wsparcia ze środków UE. Przedsiębiorcy, którzy świadomie prowadzą dokumentację projektową, przygotowują się do kontroli i rozliczają środki zgodnie z harmonogramem, budują wiarygodność wobec instytucji finansujących i zwiększają swoje szanse na sukces w kolejnych naborach.

Rzetelne przygotowanie dokumentów, zgodność z budżetem i celami projektu, a także właściwe księgowanie wydatków, to elementy, które bezpośrednio wpływają na to, czy dofinansowanie zostanie w pełni rozliczone i zatwierdzone. Braki w dokumentacji, nieprawidłowe faktury, błędy formalne czy niezgodność wskaźników mogą skutkować korektami, utratą środków, a nawet koniecznością ich zwrotu.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na współpracę z doświadczonym doradcą, który nie tylko przygotowuje wniosek, ale także czuwa nad realizacją i rozliczeniem projektu do samego końca. Dobrze poprowadzone rozliczenie to nie tylko spokój podczas kontroli – to również gwarancja, że firma w przyszłości będzie mogła skutecznie sięgać po kolejne fundusze.

Szukasz wsparcia w rozliczeniu dotacji unijnej?
Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przygotować kompletną dokumentację, rozliczyć projekt zgodnie z wytycznymi oraz przejść kontrolę bez błędów i stresu.
W firmie Eurolider działamy kompleksowo – od pozyskania środków po bezpieczne zakończenie projektu.