Fundusze na cyfryzację mikrofirm – czy wystarczy Ci na terminale i system POS?
Cyfryzacja to już nie opcja, a konieczność – nawet dla najmniejszych firm.
Terminale płatnicze, systemy POS czy proste aplikacje do fakturowania to dziś podstawowe narzędzia pracy nie tylko w sklepach, ale też w usługach, gastronomii czy mikrofirmach prowadzących sprzedaż sezonową lub mobilną. Dzięki nim można szybciej obsługiwać klientów, ograniczyć błędy i zautomatyzować dokumentację.
W 2025 roku mikroprzedsiębiorcy mogą skorzystać z kilku programów wsparcia, które pomagają sfinansować zakup urządzeń fiskalnych, terminali płatniczych i systemów sprzedażowych. Choć budżet takich firm bywa ograniczony, dotacje i programy ulg pozwalają obniżyć koszty wdrożenia do minimum.
W tym poradniku sprawdzimy, czy dostępne fundusze rzeczywiście wystarczą na zakup terminala, drukarki fiskalnej i systemu POS. Podpowiemy też, z jakich źródeł finansowania można skorzystać i na co uważać przy planowaniu inwestycji.
Dlaczego warto cyfryzować mikrofirmę?
Uproszczenie sprzedaży i obsługi klienta
Cyfrowe narzędzia sprzedażowe – takie jak system POS, terminal czy mobilna aplikacja kasowa – przyspieszają codzienną pracę i ograniczają ryzyko pomyłek. Pozwalają też na szybszą obsługę płatności bezgotówkowych, lepszą kontrolę nad stanem magazynowym i automatyczne generowanie paragonów lub faktur. Nawet w jednoosobowej działalności gospodarczej cyfryzacja może zaoszczędzić kilka godzin pracy tygodniowo.
Wymogi prawne i fiskalne (np. KSeF, e-paragon)
W 2025 roku wejdą w życie kolejne obowiązki dla przedsiębiorców – m.in. pełne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i coraz powszechniejsze stosowanie e-paragonów. Bez odpowiedniego oprogramowania i urządzeń fiskalnych wiele firm może mieć problem z dostosowaniem się do zmian. Inwestycja w system POS czy zintegrowany terminal to sposób, by być zgodnym z przepisami i uniknąć kar.
Przewaga konkurencyjna i profesjonalny wizerunek
Klienci oczekują dziś wygody, szybkości i nowoczesnych form płatności. Firma, która oferuje płatność kartą, terminal zbliżeniowy, przejrzyste paragony i sprawną obsługę, budzi większe zaufanie niż ta, która działa „na zeszyt”. Nawet najprostsze systemy POS dostępne dla mikrofirm zwiększają postrzeganą jakość usług i poprawiają doświadczenia zakupowe.
Jakie rozwiązania cyfrowe można sfinansować w mikrofirmie?
Terminale płatnicze i ich integracja z kasą fiskalną
Terminale płatnicze to dziś podstawowy element wyposażenia wielu mikrofirm. Można je kupić, wynająć lub otrzymać w ramach programów promujących obrót bezgotówkowy. Warto zwrócić uwagę, czy terminal można zintegrować z kasą fiskalną lub systemem sprzedażowym – to pozwala na automatyczne przesyłanie danych i szybszą obsługę klienta. Koszt takiego urządzenia z abonamentem to zwykle od 30 do 80 zł miesięcznie, ale dzięki wsparciu np. z programu „Polska Bezgotówkowa” można korzystać z niego nawet przez rok bez opłat.
System POS – sprzedaż, magazyn, raporty
System POS (point of sale) to cyfrowe serce małego biznesu. W jednej aplikacji można obsługiwać sprzedaż, monitorować stany magazynowe, tworzyć raporty i zarządzać produktami. W zależności od funkcjonalności, ceny systemów POS wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Koszty zakupu terminala zintegrowanego z POS-em, drukarką fiskalną i tabletem często kwalifikują się do dotacji na cyfryzację.
Proste CRM-y, fakturowanie online, aplikacje mobilne
W ramach projektów cyfryzacyjnych można sfinansować również dostęp do prostych systemów CRM (zarządzanie relacjami z klientem), programów do fakturowania czy aplikacji do obsługi zamówień. Takie narzędzia nie tylko ułatwiają codzienną pracę, ale pozwalają na automatyzację komunikacji z klientem, np. poprzez SMS-y, newslettery czy przypomnienia o płatnościach.
Oprogramowanie chmurowe i zabezpieczenia danych
Dla wielu mikrofirm ważne jest też bezpieczeństwo danych i możliwość pracy zdalnej. Koszty związane z zakupem licencji na pakiety biurowe (np. Microsoft 365), backup danych w chmurze czy zabezpieczenia antywirusowe często również kwalifikują się do refundacji w ramach projektów cyfryzacyjnych. To ważny element minimalizacji ryzyka utraty danych i spełniania wymogów RODO.
Jakie programy oferują fundusze na cyfryzację mikrofirm?
Bony na cyfryzację (PARP) – dla MŚP
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) oferuje bon na cyfryzację w ramach Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). Program ten jest skierowany do mikro, małych i średnich firm i umożliwia sfinansowanie usług doradczych oraz zakupu technologii IT – w tym oprogramowania, sprzętu, licencji i szkoleń. Wysokość dofinansowania sięga nawet 85% wartości projektu.
Regionalne Programy Operacyjne – cyfrowe rozwiązania lokalne
Wiele województw uruchamia własne konkursy dla mikroprzedsiębiorstw w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO). Często są to nabory na cyfryzację działalności, poprawę obsługi klienta czy wdrażanie e-usług. Warto regularnie sprawdzać harmonogramy naborów w urzędzie marszałkowskim lub na stronie funduszeeuropejskie.gov.pl.
Krajowy Plan Odbudowy – transformacja cyfrowa firm
W ramach Krajowego Planu Odbudowy (KPO) uruchamiane są środki wspierające transformację cyfrową sektora MŚP. Programy te obejmują zarówno inwestycje w infrastrukturę IT, jak i działania związane z e-commerce, e-usługami czy cyberbezpieczeństwem. Mikroprzedsiębiorcy mogą składać wnioski indywidualnie lub w ramach konsorcjów branżowych.
Programy branżowe i komercyjne promocje terminalowe (np. Polska Bezgotówkowa)
Nie wszystkie formy wsparcia cyfryzacji muszą pochodzić z funduszy unijnych. Przykładem jest ogólnopolski program Polska Bezgotówkowa, który oferuje darmowe terminale płatnicze na 12 miesięcy bez prowizji. Z takich rozwiązań mogą skorzystać nowe firmy oraz te, które dotąd nie przyjmowały płatności kartą. Często operatorzy POS oferują też własne pakiety promocyjne dla mikroprzedsiębiorców.
Ile naprawdę kosztuje terminal i system POS?
Koszty zakupu lub dzierżawy terminala
Terminal płatniczy możesz kupić lub wydzierżawić. Zakup urządzenia to wydatek od około 400 do 1500 zł netto, w zależności od modelu i funkcji (np. zintegrowany z drukarką lub działający mobilnie).
Alternatywą jest dzierżawa terminala od operatora – koszt miesięczny wynosi zwykle od 30 do 80 zł, choć wiele firm oferuje 0 zł przez 12 miesięcy w ramach programów typu Polska Bezgotówkowa.
Cena prostego systemu POS – sprzęt + licencja
System POS może być prostym pakietem (tablet, drukarka, czytnik kodów) albo rozbudowanym rozwiązaniem z magazynem, CRM i raportowaniem. Koszty:
- Sprzęt: od 1000 do 4000 zł brutto
- Licencja oprogramowania: od 49 zł do 299 zł miesięcznie, zależnie od funkcji i liczby użytkowników
Niektóre programy POS oferują wersje darmowe z ograniczonymi funkcjami – idealne na start.
Wydatki dodatkowe – drukarki, subskrypcje, szkolenie
Do pełnego wdrożenia potrzebne są często:
- Drukarka fiskalna: od 800 zł
- Subskrypcje chmurowe i kopie zapasowe: ok. 20–100 zł miesięcznie
- Szkolenie z obsługi systemu: jednorazowo od 300 do 1000 zł (lub w cenie wdrożenia)
Przy planowaniu dotacji warto uwzględnić również koszty serwisu technicznego i aktualizacji systemów.
Jakie są korzyści podatkowe z wdrożenia cyfrowych rozwiązań?
Terminal i POS jako koszt uzyskania przychodu
Zakup terminala płatniczego i systemu POS można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania. Dotyczy to zarówno sprzętu, jak i oprogramowania (licencje, subskrypcje, szkolenia). Jeżeli urządzenie jest używane wyłącznie do działalności gospodarczej, całość wydatku może być ujęta w kosztach.
Możliwość odliczenia VAT i amortyzacji sprzętu
Mikroprzedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą odliczyć podatek naliczony od zakupu sprzętu i oprogramowania – pod warunkiem, że służą one sprzedaży opodatkowanej.
Dodatkowo, urządzenia o wartości powyżej 10 000 zł mogą być objęte amortyzacją, co rozkłada koszt inwestycji w czasie i ułatwia zarządzanie finansami firmy.
Ulga na nowe technologie lub ulga na terminal płatniczy
Od kilku lat obowiązuje ulga podatkowa na terminal płatniczy – dla firm, które wdrażają po raz pierwszy rozwiązania bezgotówkowe. Ulga pozwala odliczyć do 1000 zł kosztów terminala od podstawy opodatkowania.
Dla bardziej zaawansowanych wdrożeń (np. POS z chmurą, e-commerce, API) możliwe jest skorzystanie z tzw. ulgi na nowe technologie – szczególnie jeśli projekt wpisuje się w cele transformacji cyfrowej (np. FENG, KPO).
Czy dotacja pokryje wszystkie koszty cyfryzacji?
Procent refundacji i maksymalna kwota wsparcia
Większość programów dla mikrofirm oferuje refundację od 50% do 85% kosztów kwalifikowanych, w zależności od województwa, branży i rodzaju projektu. W programach takich jak Bony na cyfryzację czy KPO dla MŚP, maksymalna kwota wsparcia może sięgać 300 tys. zł, ale w przypadku prostych projektów cyfryzacyjnych (np. terminal + system POS), realne wnioski opiewają zwykle na 10–40 tys. zł.
Wkład własny i koszty niekwalifikowane
Niemal każda dotacja wymaga wkładu własnego, najczęściej na poziomie 15–50% wartości inwestycji. Warto pamiętać, że nie wszystkie koszty podlegają refundacji. Do tzw. kosztów niekwalifikowanych mogą należeć:
- zakup używanego sprzętu,
- abonamenty po zakończeniu projektu,
- koszty przesyłek, prowizji, leasingu operacyjnego,
- VAT (jeśli firma nie jest jego płatnikiem).
Dlatego warto już na etapie planowania rozdzielić wydatki kwalifikowalne i pozostałe.
Przykład prostego projektu cyfryzacji z wyceną
Przykładowy projekt mikrofirmy usługowej może obejmować:
| Element | Koszt netto | Kwalifikowalność | Uwagi |
| Terminal płatniczy | 0 zł | TAK | z programu Polska Bezgotówkowa |
| System POS z licencją roczną | 1 500 zł | TAK | zakup sprzętu + 12 mies. |
| Drukarka fiskalna | 1 200 zł | TAK | nowa, certyfikowana |
| Szkolenie wdrożeniowe | 700 zł | TAK | w ramach usługi doradczej |
| Backup w chmurze | 500 zł | NIE | koszt abonamentu po projekcie |
| Razem | 3 900 zł | 3 400 zł refundacji (85%) | wkład własny: 500 zł |
Jakie dokumenty trzeba przygotować do wniosku?
Wniosek i załączniki – lista wymaganych plików
Aby złożyć wniosek o dotację na cyfryzację, mikroprzedsiębiorca musi przygotować zestaw dokumentów. W zależności od programu, mogą być wymagane:
- Formularz wniosku o dofinansowanie
- Biznesplan lub uproszczony opis projektu
- Kalkulacja kosztów i harmonogram wdrożenia
- Oferty cenowe lub wyceny od dostawców
- Dokumenty rejestrowe firmy (CEIDG, KRS, NIP, REGON)
- Oświadczenia i załączniki programowe (np. brak zaległości wobec ZUS i US)
W przypadku bardziej zaawansowanych projektów wymagane może być również zaświadczenie o niezaleganiu, opinia o innowacyjności czy plan wdrożenia technologii.
Wskazówki do opisu planowanej cyfryzacji
Opis projektu wniosku musi być konkretny i zrozumiały dla oceniającego. Warto odpowiedzieć na pytania:
- Jakie problemy rozwiąże cyfryzacja?
- Jakie elementy zostaną wdrożone (terminal, system POS, CRM)?
- Jak wpłynie to na sprzedaż, obsługę klienta, oszczędność czasu?
- Jakie są wskaźniki rezultatu (np. liczba transakcji, wzrost obrotu)?
Unikaj ogólników – zamiast „usprawniamy sprzedaż”, napisz: „dzięki terminalowi zwiększymy liczbę transakcji kartą o 30% w ciągu 6 miesięcy”.
Jak przedstawić koszty i harmonogram wdrożenia
Koszty powinny być rozpisane według kategorii wydatków (sprzęt, oprogramowanie, usługi, szkolenia) z uzasadnieniem każdego zakupu. Dołącz oferty lub screeny cen, by zwiększyć wiarygodność. Harmonogram wdrożenia powinien wskazywać:
- datę rozpoczęcia i zakończenia projektu,
- kolejność działań (np. zakup sprzętu → instalacja → szkolenie),
- terminy płatności i etapów realizacji.
Jak przygotować się do pozyskania funduszy na cyfryzację?
Określenie potrzeb i wybór rozwiązań
Zanim sięgniesz po dotację, zacznij od rzetelnej analizy potrzeb swojej firmy. Zastanów się:
- Jakie procesy chcesz zautomatyzować lub usprawnić?
- Czy brakuje Ci terminala płatniczego, systemu POS, oprogramowania do fakturowania czy może prostego CRM-u?
- Jakie rozwiązania cyfrowe mogą zwiększyć Twoją sprzedaż lub poprawić obsługę klienta?
Unikaj „cyfryzacji dla samej cyfryzacji”. Dotacje są przyznawane projektom, które mają realny wpływ na rozwój biznesu – wybierz więc technologie dopasowane do profilu działalności, skali i etapu rozwoju Twojej firmy.
Kosztorys, oferty i porównanie cen
W kolejnym kroku przygotuj szacunkowy budżet projektu. Zrób to w oparciu o:
- Oferty od 2–3 dostawców sprzętu i oprogramowania
- Cenniki subskrypcji lub licencji (w wersji miesięcznej i rocznej)
- Koszty usług dodatkowych: wdrożenie, konfiguracja, szkolenia
Dobrze przygotowany kosztorys ułatwi nie tylko wypełnienie wniosku o dotację, ale też pozwoli uniknąć jego odrzucenia z powodu zawyżonych lub nieuzasadnionych wydatków.
Pamiętaj: nie każdy wydatek można sfinansować z funduszy publicznych – już na etapie planowania warto oznaczyć koszty kwalifikowalne i te, które trzeba będzie pokryć samodzielnie z wkładu własnego.
Przygotowanie wniosku – kto może pomóc?
Aby zwiększyć szansę na otrzymanie dotacji, warto skorzystać z pomocy ekspertów, którzy znają procedury, język projektowy i oczekiwania instytucji oceniających. Dobry doradca:
- sprawdzi, czy Twój projekt spełnia warunki danego programu,
- pomoże opisać planowaną cyfryzację w sposób zrozumiały i przekonujący,
- opracuje kosztorys, harmonogram i wymagane załączniki,
- zadba o spójność, kompletność i poprawność formalną całej dokumentacji.
Jeśli zależy Ci na profesjonalnym wsparciu, skontaktuj się z zespołem Eurolider – mamy doświadczenie w przygotowywaniu skutecznych wniosków dla mikrofirm i doradzimy, z jakich programów możesz realnie skorzystać.
Nie musisz robić tego sam – skonsultuj projekt cyfryzacji, zanim przepadnie szansa na tegoroczne dofinansowanie.
Jak uzyskać dotacje dla mikrofirm.
Cyfryzacja mikrofirmy nie musi wiązać się z dużymi wydatkami – wiele kluczowych narzędzi, takich jak terminal płatniczy, system POS czy oprogramowanie do sprzedaży, można sfinansować z dostępnych dotacji i programów wsparcia.
Aby skutecznie pozyskać dofinansowanie, warto wcześniej dobrze zaplanować inwestycję, przygotować realistyczny kosztorys oraz dopasować projekt do celów konkretnego programu – regionalnego, unijnego lub branżowego.
Sprawdź, jakie fundusze możesz wykorzystać w swojej firmie
Skonsultuj się bezpłatnie z doradcą Eurolider i dowiedz się:
- z jakich programów możesz skorzystać w 2025 roku,
- czy Twój projekt kwalifikuje się do dofinansowania,
- jak przygotować poprawny wniosek i uniknąć błędów przy rozliczeniu.
Nie zwlekaj – nabory wniosków trwają tylko przez ograniczony czas, a fundusze rozchodzą się szybko.
Zgłoś swój projekt już dziś i zacznij cyfryzować firmę z dotacją.