W dobie przyspieszonej cyfryzacji i stale rosnącej liczby cyberzagrożeń, bezpieczeństwo danych oraz odporność cyfrowa stają się nie tylko priorytetem, ale wręcz warunkiem przetrwania i rozwoju nowoczesnej firmy. Od jednoosobowych działalności, przez sklepy, po firmy usługowe i produkcyjne – każda organizacja przetwarzająca dane klientów, realizująca płatności online czy zarządzająca projektami w chmurze musi dziś inwestować w stabilną i bezpieczną infrastrukturę IT.
Na szczęście, rok 2025 otwiera kolejne możliwości wsparcia z funduszy unijnych – w tym z programów takich jak Dig.IT czy FENG. Dzięki nim możliwe jest sfinansowanie lub refinansowanie nie tylko zakupu nowoczesnego sprzętu i oprogramowania, ale również usług doradczych, szkoleń, analiz bezpieczeństwa czy wdrożeń IT.
W tym artykule pokażemy, kto może skorzystać z dotacji na cyfryzację infrastruktury IT, jakie technologie są objęte wsparciem oraz jak przygotować skuteczny wniosek, by nie tylko zmodernizować firmę, ale też zwiększyć jej odporność na przyszłe zagrożenia.
Kto może ubiegać się o wsparcie na cyfryzację IT?
Dotacje na cyfryzację, w tym na chmurę, backupy, są kierowane przede wszystkim do sektora MŚP, który stanowi fundament polskiej gospodarki. W 2025 roku szereg programów unijnych i krajowych oferuje realne wsparcie dla przedsiębiorców chcących podnieść poziom zaawansowania technologicznego swojej firmy. Warunki są jasno określone, a dostępność dotacji obejmuje niemal każdą branżę.
Mikro, małe i średnie firmy z każdej branży
Z dotacji mogą korzystać przedsiębiorstwa, które spełniają definicję MŚP, czyli zatrudniają do 249 pracowników i osiągają obrót roczny nieprzekraczający 50 milionów euro. Co istotne, wsparcie nie jest zarezerwowane tylko dla branży IT – wręcz przeciwnie:
- firmy usługowe
- JDG
Ważne: przedsiębiorstwo musi mieć siedzibę lub oddział na terenie Polski.
JDG, firmy usługowe, handlowe, produkcyjne
Dotacje cyfryzacyjne są dostępne także dla jednoosobowych działalności gospodarczych, które stanowią znaczną część sektora MŚP. JDG mogą ubiegać się o dofinansowanie zarówno na zakup nowego oprogramowania, jak i na szkolenia czy doradztwo dotyczące wdrożenia rozwiązań chmurowych lub zabezpieczających dane.
To szansa zwłaszcza dla małych firm, które chcą wdrożyć nowoczesne systemy, ale do tej pory nie dysponowały odpowiednim budżetem.
Firmy posiadające lub planujące infrastrukturę IT, sprzedaż online, dane klientów
Warunkiem aplikacji nie jest posiadanie rozbudowanej infrastruktury – wystarczy plan rozwoju lub wdrożenia rozwiązań cyfrowych. Dotacje wspierają:
- zabezpieczenie danych osobowych i transakcyjnych,
- automatyzację procesów zarządzania klientami i sprzedażą.
Jeśli Twoja firma planuje rozwój online, przyjmuje dane klientów, prowadzi działania B2B/B2C – kwalifikujesz się do większości programów.
Wymogi formalne – np. diagnoza dojrzałości cyfrowej (Dig.IT)
Programy takie jak Dig.IT wymagają przeprowadzenia diagnozy dojrzałości cyfrowej – to dokument określający aktualny poziom cyfryzacji przedsiębiorstwa i wskazujący obszary do rozwoju. Diagnoza:
- jest wymagana do złożenia wniosku w Dig.IT,
- może być wykonana samodzielnie lub przy wsparciu doradcy,
- pozwala zwiększyć szanse na dofinansowanie dzięki spójności projektu z realnymi potrzebami.
Warto też pamiętać, że w większości programów niezbędne są: rejestracja działalności gospodarczej, brak zaległości wobec ZUS i US, oraz spełnienie kryteriów MŚP.
Jakie programy dotacyjne wspierają cyfrowe bezpieczeństwo?
W 2025 roku przedsiębiorcy z sektora MŚP mają dostęp do różnorodnych programów dotacyjnych, które wspierają inwestycje w cyfryzację, bezpieczeństwo danych oraz rozwój infrastruktury IT. Poniżej przedstawiamy inicjatywy, które mogą pomóc w realizacji takich projektów.
Dig.IT – Transformacja Cyfrowa MŚP
Program Dig.IT, realizowany przez Agencję Rozwoju Przemysłu (ARP), oferuje bezzwrotne dotacje dla mikro przedsiębiorstw na zakup i wdrożenie nowoczesnych technologii cyfrowych. Wsparcie obejmuje m.in.:
- zakup oprogramowania,
- wdrożenie systemów ERP,
- rozwiązania z zakresu cyberbezpieczeństwa,
- szkolenia dla pracowników.
Dofinansowanie może wynieść do 50% kosztów kwalifikowanych, a maksymalna kwota to około 850 000 zł. Nabór wniosków planowany jest na trzeci kwartał 2025 roku.
Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki
FENG to program wspierający innowacyjność i konkurencyjność polskich przedsiębiorstw. W ramach FENG dostępne są środki na:
- projekty B+R
- wdrażanie innowacyjnych rozwiązań,
- rozwój kompetencji pracowników.
Program oferuje różne ścieżki wsparcia, w tym Ścieżkę SMART, która umożliwia realizację kompleksowych projektów obejmujących kilka modułów, takich jak B+R, cyfryzacja czy internacjonalizacja.
Regionalne Programy Operacyjne (RPO)
RPO to programy realizowane na poziomie województw, które wspierają rozwój lokalnych przedsiębiorstw. W ramach RPO możliwe jest uzyskanie dofinansowania na:
- zakup i wdrożenie nowoczesnych technologii,
- modernizację infrastruktury,
Warunki i terminy naborów różnią się w zależności od regionu, dlatego warto śledzić informacje publikowane przez urzędy marszałkowskie.
Pożyczki unijne z BGK – finansowanie IT i oprogramowania
Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) oferuje preferencyjne pożyczki dla przedsiębiorców planujących inwestycje w cyfryzację. Środki mogą być przeznaczone na:
- zakup sprzętu komputerowego
- wdrożenie systemów informatycznych,
- modernizację infrastruktury IT.
Pożyczki charakteryzują się niskim oprocentowaniem i elastycznymi warunkami spłaty, co czyni je atrakcyjnym źródłem finansowania dla firm inwestujących w rozwój technologiczny.
Co można sfinansować ze wsparcia unijnego?
Programy takie jak FENG czy RPO otwierają firmom szerokie możliwości inwestowania w nowoczesne technologie. W ramach wsparcia cyfryzacyjnego można pokryć nie tylko zakup licencji czy systemów, ale również zabezpieczenie danych, wdrożenia i usługi doradcze. Oto szczegółowe obszary, które kwalifikują się do dofinansowania w 2025 roku.
Usługi chmurowe – CRM, ERP
Korzystanie z chmury to dziś standard w nowoczesnym biznesie, a jednocześnie rozwiązanie znacząco obniżające koszty i zwiększające elastyczność działania. Z dotacji można sfinansować:
- subskrypcje systemów CRM,
- systemy ERP,
- backup danych i systemy operacyjne w modelu chmurowym ,
- infrastrukturę jako usługę.
Takie rozwiązania minimalizują ryzyko awarii i pozwalają skalować działalność bez kosztownej rozbudowy własnych serwerowni.
Cyberbezpieczeństwo – oprogramowanie antywirusowe, firewall
W ramach dotacji można również zabezpieczyć firmę przed rosnącą liczbą zagrożeń cyfrowych. Wydatki obejmują m.in.:
- zakup licencji na oprogramowanie ,
- przeprowadzenie audytów bezpieczeństwa,
- szkolenia z zakresu cyber higieny dla pracowników.
Zwiększenie odporności cyfrowej to nie tylko koszt, ale przewaga konkurencyjna i obowiązek.
Nowoczesne oprogramowanie i licencje – systemy operacyjne, narzędzia pracy zdalnej
Dzięki dotacjom możliwe jest również zaktualizowanie środowiska pracy do najnowszych standardów:
- zakup legalnych i aktualnych systemów operacyjnych,
- systemy do zarządzania zadaniami, komunikacją wewnętrzną i współpracą.
Dla wielu firm to szansa na przejście z przestarzałego oprogramowania na nowe, bezpieczne i bardziej efektywne środowisko.
Doradztwo i wdrożenia IT – analiza potrzeb, integracja systemów, szkolenia dla zespołu
Dotacje cyfrowe pokrywają nie tylko twarde inwestycje, ale także elementy miękkie, takie jak:
- audyt potrzeb technologicznych przedsiębiorstwa,
- usługi wdrożeniowe realizowane przez wyspecjalizowane firmy,
- szkolenia dla zespołu wdrażającego i korzystającego z nowych narzędzi.
Kompleksowe podejście – od analizy po szkolenia – zwiększa efektywność inwestycji i trwałość wdrożeń.
Jak przygotować wniosek na rozwiązania IT?
Skuteczne pozyskanie środków na cyfryzację to nie tylko kwestia dobrze dobranego programu, ale przede wszystkim solidne przygotowanie projektu. Inwestycje w chmurę, backup wymagają racjonalnego uzasadnienia oraz dopasowania do aktualnych wytycznych funduszy. Oto cztery kroki, które pomogą Ci stworzyć profesjonalny wniosek i zwiększyć szansę na otrzymanie dofinansowania.
Wybór odpowiedniego programu i zakresu wsparcia
Na podstawie analizy warto dopasować cel projektu do konkretnego programu. Przykładowo:
- Dig.IT
- FENG
- RPO
- pożyczki
Każdy program ma własne limity, poziomy dofinansowania i wymagania formalne, dlatego dokładne dopasowanie zwiększa szanse na pozytywną ocenę.
Przygotowanie kosztorysu, ofert, dokumentacji technicznej
Ważnym elementem wniosku jest kosztorys inwestycji – musi być szczegółowy, realny i zgodny z rynkowymi stawkami. Do każdej pozycji należy załączyć:
- ofertę od dostawcy
- uzasadnienie potrzeby zakupu lub wdrożenia,
- dokumentację projektową
Pamiętaj: niekompletna dokumentacja to najczęstszy powód odrzucenia wniosku na etapie oceny formalnej.
Pomoc doradcy – optymalizacja punktacji i bezpieczeństwo formalne
Doświadczeni doradcy nie tylko pomagają napisać wniosek, ale też:
- analizują, jak najlepiej opisać cele projektu
- doradzają, jak dobrać wskaźniki rezultatów,
- przygotowują wnioski tak, by nie narazić firmy na błędy proceduralne
- często mają dostęp do aktualnych interpretacji
W wielu przypadkach ich wsparcie przekłada się na wyższą ocenę merytoryczną i większe szanse na finansowanie – zwłaszcza w konkurencyjnych programach.
Jakie błędy popełniają firmy przy składaniu wniosków o cyfryzację?
Proces ubiegania się o wsparcie, choć teoretycznie prosty, wymaga dużej precyzji i znajomości specyfiki danego programu. Nawet dobrze zapowiadający się projekt może zostać odrzucony lub otrzymać zbyt niską punktację przez błędy formalne lub strategiczne. Oto najczęstsze pułapki, które pojawiają się w dokumentacji wnioskowej.
Niedoszacowanie lub przeszacowanie kosztów
Wielu wnioskodawców ma tendencję do niedoszacowywania budżetu inwestycji – zakładając zbyt niskie ceny usług, nie uwzględniając kosztów wdrożenia. Z kolei inni przeszacowują wydatki, co w oczach oceniających może świadczyć o nierealności projektu. P
Brak oferty technicznej lub diagnozy cyfrowej
W programie Dig.IT wymagane jest dołączenie diagnozy dojrzałości cyfrowej – dokumentu, który analizuje poziom cyfryzacji firmy i wskazuje obszary wymagające rozwoju. Jej brak automatycznie dyskwalifikuje projekt. W innych programach brak szczegółowej oferty technicznej od dostawcy skutkuje obniżeniem punktacji.
Nieprawidłowe uzasadnienie celu projektu
Częstym błędem jest ogólne lub zbyt techniczne uzasadnienie planowanej inwestycji – bez powiązania z realnymi problemami lub celami firmy. Projekt musi jasno pokazywać: co zostanie zmienione, jakie przyniesie efekty i jakie są jego długoterminowe korzyści.
Niespójność między kosztorysem a harmonogramem
Jeśli we wniosku harmonogram przewiduje zakończenie wdrożenia w 3 miesiące, a umowa z dostawcą zakłada 6 – to błąd. Wszelkie dane w projekcie muszą być spójne: liczby zakresy działań. Komisja oceniająca szybko wychwyci nieścisłości i może je uznać za brak wiarygodności lub niedostateczne przygotowanie.
Jak przygotować diagnozę dojrzałości cyfrowej do programu Dig.IT?
Diagnoza dojrzałości cyfrowej to ważny dokument wymagany przy składaniu wniosku o środki w programie Dig.IT. Jej rola to nie tylko spełnienie warunku formalnego, ale przede wszystkim uzasadnienie potrzeby inwestycji. Od jakości tej diagnozy zależy nie tylko poprawność wniosku, ale też jego punktacja i szanse na finansowanie.
Główne obszary oceny (zarządzanie, systemy, dane, bezpieczeństwo)
Diagnoza ocenia firmę w kilku wymiarach:
- Zarządzanie cyfrowe
- Dane i analityka
- Bezpieczeństwo
Jakie dane i dokumenty są potrzebne?
Do przygotowania diagnozy przydadzą się:
- opisy procesów w firmie i wykorzystywane narzędzia IT,
- struktura organizacyjna i sposób podejmowania decyzji,
- informacje o rodzaju danych, jakie firma przetwarza,
- ocena kompetencji zespołu w zakresie obsługi systemów.
Diagnoza może być wykonana samodzielnie przez firmę lub z pomocą doradcy.
Co daje dobrze wykonana diagnoza w kontekście oceny punktowej?
W programie Dig.IT punkty przyznawane są m.in. za:
- trafne zidentyfikowanie obszarów do poprawy,
- spójność między diagnozą a planowaną inwestycją ,
- opis rezultatów wdrożenia .
Im lepiej przygotowana diagnoza, tym wyższe szanse na uzyskanie środków. To również dokument, który może służyć firmie strategicznie – jako plan cyfryzacji na kolejne lata, niezależnie od dotacji.
Zabezpiecz firmę z pomocą dotacji unijnych
W świecie cyfrowej gospodarki ochrona danych, niezawodność systemów i nowoczesna infrastruktura nie są już kwestią wyboru – to obowiązek każdego odpowiedzialnego przedsiębiorcy. Cyberbezpieczeństwo, kopie zapasowe to dziś fundamenty odporności i konkurencyjności firmy – niezależnie od jej wielkości czy branży.
Jak długo trwa realizacja projektu cyfryzacyjnego z dotacją?
Realizacja projektu cyfryzacyjnego z wykorzystaniem funduszy unijnych nie jest procesem natychmiastowym – wymaga czasu, dobrej organizacji i cierpliwości. Świadomość poszczególnych etapów i typowych terminów pozwala zaplanować działania tak, aby przebiegały równolegle z codzienną działalnością operacyjną firmy – bez zakłóceń.
Etapy: aplikacja, ocena, podpisanie umowy, rozliczenie
Proces pozyskania i rozliczenia dotacji składa się z kilku kluczowych etapów:
- Złożenie wniosku:
– przygotowanie dokumentacji, diagnozy cyfrowej, kosztorysu,
– czas: zwykle 2–4 tygodnie od decyzji o aplikowaniu. - Ocena formalna i merytoryczna:
– instytucja sprawdza poprawność dokumentów, ocenia projekt;
– czas: od 30 do 90 dni w zależności od programu i liczby wniosków. - Podpisanie umowy o dofinansowanie:
– po przyznaniu grantu następuje etap negocjacji i podpisania umowy, często wymagający dodatkowych załączników
– czas: około 2–4 tygodnie. - Realizacja projektu:
– wdrożenie rozwiązań, zakup sprzętu i licencji,
– czas: od 3 do 6 miesięcy w zależności od zakresu i złożoności projektu. - Rozliczenie i kontrola:
– składanie sprawozdania końcowego, faktur,
– czas: 1–2 miesiące .
Typowy harmonogram: 3–9 miesięcy
Od momentu podjęcia decyzji o aplikowaniu do całkowitego rozliczenia projektu najczęściej mija od 6 do 9 miesięcy. W mniejszych, prostszych projektach możliwe jest zamknięcie procesu w około 3–5 miesięcy.
Przy bardziej złożonych działaniach trzeba liczyć się z dłuższym harmonogramem – nawet 9–12 miesięcy.
Jak planować działania równolegle z codziennym prowadzeniem firmy?
- Zarezerwuj czas wewnętrzny
- Wdrożenia etapowe
- Zadbaj o dokumentację na bieżąco
- Konsultuj zmiany z instytucją
Warto też współpracować z doradcą dotacyjnym, który zadba o formalności i pomoże w planowaniu działań zgodnie z wymaganiami programu. Dzięki temu zrealizujesz projekt sprawnie – bez opóźnień i zbędnego stresu.
Sprawdź, co konkretnie możesz zabezpieczyć, zmodernizować i wdrożyć w swojej firmie. Skonsultuj się bezpłatnie z doradcą, który pomoże Ci wybrać odpowiedni program, przygotować dokumenty i zwiększyć szansę na sukces.
Nie czekaj, aż pojawi się zagrożenie lub problem techniczny. Działaj dziś – zanim skończą się środki i zamkną się tegoroczne nabory.