W dobie przyspieszonej cyfryzacji i stale rosnącej liczby cyberzagrożeń, bezpieczeństwo danych oraz odporność cyfrowa stają się nie tylko priorytetem, ale wręcz warunkiem przetrwania i rozwoju nowoczesnej firmy. Od jednoosobowych działalności, przez sklepy internetowe, po firmy usługowe i produkcyjne – każda organizacja przetwarzająca dane klientów, realizująca płatności online czy zarządzająca projektami w chmurze musi dziś inwestować w stabilną i bezpieczną infrastrukturę IT.
Jednocześnie, zaawansowane technologie informatyczne – backupy, systemy chmurowe, oprogramowanie zabezpieczające, audyty – wiążą się z kosztami, które dla wielu mikro, małych i średnich firm stanowią poważną barierę inwestycyjną. Brak odpowiedniego finansowania często oznacza utrzymywanie przestarzałych systemów, niską automatyzację i większą podatność na ataki lub awarie.
Na szczęście, rok 2025 otwiera kolejne możliwości wsparcia z funduszy unijnych – w tym z programów takich jak Dig.IT czy Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). Dzięki nim możliwe jest sfinansowanie lub refinansowanie nie tylko zakupu nowoczesnego sprzętu i oprogramowania, ale również usług doradczych, szkoleń, analiz bezpieczeństwa czy wdrożeń IT.
W tym artykule pokażemy, kto może skorzystać z dotacji na cyfryzację infrastruktury IT, jakie technologie są objęte wsparciem oraz jak przygotować skuteczny wniosek, by nie tylko zmodernizować firmę, ale też zwiększyć jej odporność na przyszłe zagrożenia.
Kto może ubiegać się o dotacje na cyfryzację IT?
Dotacje na cyfryzację, w tym na chmurę, backupy i cyberbezpieczeństwo, są kierowane przede wszystkim do sektora MŚP, który stanowi fundament polskiej gospodarki. W 2025 roku szereg programów unijnych i krajowych oferuje realne wsparcie dla przedsiębiorców chcących podnieść poziom zaawansowania technologicznego swojej firmy. Warunki są jasno określone, a dostępność dotacji obejmuje niemal każdą branżę.
Mikro, małe i średnie firmy z każdej branży
Z dotacji mogą korzystać przedsiębiorstwa, które spełniają definicję MŚP, czyli zatrudniają do 249 pracowników i osiągają obrót roczny nieprzekraczający 50 milionów euro. Co istotne, wsparcie nie jest zarezerwowane tylko dla branży IT – wręcz przeciwnie:
- firmy handlowe mogą wdrażać systemy e-commerce, CRM, automatyzację sprzedaży,
- firmy produkcyjne – zarządzanie produkcją, MES, systemy monitoringu linii,
- firmy usługowe – platformy rezerwacji, integracje z płatnościami, narzędzia marketingowe,
- JDG – elektroniczne biura, zarządzanie klientami, automatyzacja księgowości.
Ważne: przedsiębiorstwo musi mieć siedzibę lub oddział na terenie Polski.
JDG, firmy usługowe, handlowe, produkcyjne
Dotacje cyfryzacyjne są dostępne także dla jednoosobowych działalności gospodarczych, które stanowią znaczną część sektora MŚP. JDG mogą ubiegać się o dofinansowanie zarówno na zakup nowego oprogramowania, jak i na szkolenia czy doradztwo dotyczące wdrożenia rozwiązań chmurowych lub zabezpieczających dane.
To szansa zwłaszcza dla małych firm, które chcą wdrożyć nowoczesne systemy, ale do tej pory nie dysponowały odpowiednim budżetem.
Firmy posiadające lub planujące infrastrukturę IT, sprzedaż online, dane klientów
Warunkiem aplikacji nie jest posiadanie rozbudowanej infrastruktury – wystarczy plan rozwoju lub wdrożenia rozwiązań cyfrowych. Dotacje wspierają:
- rozbudowę serwerowni, migrację do chmury,
- wdrożenie systemów backupu i disaster recovery,
- zabezpieczenie danych osobowych i transakcyjnych,
- automatyzację procesów zarządzania klientami i sprzedażą.
Jeśli Twoja firma planuje rozwój online, przyjmuje dane klientów, prowadzi działania B2B/B2C – kwalifikujesz się do większości programów.
Wymogi formalne – np. diagnoza dojrzałości cyfrowej (Dig.IT)
Programy takie jak Dig.IT wymagają przeprowadzenia diagnozy dojrzałości cyfrowej – to dokument określający aktualny poziom cyfryzacji przedsiębiorstwa i wskazujący obszary do rozwoju. Diagnoza:
- jest wymagana do złożenia wniosku w Dig.IT,
- może być wykonana samodzielnie lub przy wsparciu doradcy,
- pozwala zwiększyć szanse na dofinansowanie dzięki spójności projektu z realnymi potrzebami.
Warto też pamiętać, że w większości programów niezbędne są: rejestracja działalności gospodarczej, brak zaległości wobec ZUS i US, oraz spełnienie kryteriów MŚP.
Jakie programy dotacyjne wspierają cyfrowe bezpieczeństwo i infrastrukturę?
W 2025 roku przedsiębiorcy z sektora MŚP mają dostęp do różnorodnych programów dotacyjnych, które wspierają inwestycje w cyfryzację, bezpieczeństwo danych oraz rozwój infrastruktury IT. Poniżej przedstawiamy inicjatywy, które mogą pomóc w realizacji takich projektów.
Dig.IT – Transformacja Cyfrowa MŚP
Program Dig.IT, realizowany przez Agencję Rozwoju Przemysłu (ARP), oferuje bezzwrotne dotacje dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw na zakup i wdrożenie nowoczesnych technologii cyfrowych. Wsparcie obejmuje m.in.:
- zakup oprogramowania i licencji,
- wdrożenie systemów ERP, CRM,
- usługi chmurowe (SaaS, PaaS, IaaS),
- rozwiązania z zakresu cyberbezpieczeństwa,
- szkolenia dla pracowników.
Dofinansowanie może wynieść do 50% kosztów kwalifikowanych, a maksymalna kwota grantu to około 850 000 zł. Nabór wniosków planowany jest na trzeci kwartał 2025 roku.
Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG)
FENG to program wspierający innowacyjność i konkurencyjność polskich przedsiębiorstw. W ramach FENG dostępne są środki na:
- projekty badawczo-rozwojowe (B+R),
- wdrażanie innowacyjnych rozwiązań,
- cyfryzację procesów biznesowych,
- automatyzację i robotyzację,
- rozwój kompetencji pracowników.
Program oferuje różne ścieżki wsparcia, w tym Ścieżkę SMART, która umożliwia realizację kompleksowych projektów obejmujących kilka modułów, takich jak B+R, cyfryzacja czy internacjonalizacja.
Regionalne Programy Operacyjne (RPO)
RPO to programy realizowane na poziomie województw, które wspierają rozwój lokalnych przedsiębiorstw. W ramach RPO możliwe jest uzyskanie dofinansowania na:
- zakup i wdrożenie nowoczesnych technologii,
- modernizację infrastruktury IT,
- szkolenia z zakresu cyfryzacji i bezpieczeństwa danych.
Warunki i terminy naborów różnią się w zależności od regionu, dlatego warto śledzić informacje publikowane przez urzędy marszałkowskie.
Pożyczki unijne z BGK – finansowanie IT i oprogramowania
Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) oferuje preferencyjne pożyczki dla przedsiębiorców planujących inwestycje w cyfryzację. Środki mogą być przeznaczone na:
- zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania,
- wdrożenie systemów informatycznych,
- modernizację infrastruktury IT.
Pożyczki charakteryzują się niskim oprocentowaniem i elastycznymi warunkami spłaty, co czyni je atrakcyjnym źródłem finansowania dla firm inwestujących w rozwój technologiczny.
Co można sfinansować z dotacji cyfrowych?
Programy takie jak Dig.IT, FENG czy RPO otwierają firmom szerokie możliwości inwestowania w nowoczesne technologie. W ramach wsparcia cyfryzacyjnego można pokryć nie tylko zakup licencji czy systemów informatycznych, ale również zabezpieczenie danych, wdrożenia i usługi doradcze. Oto szczegółowe obszary, które kwalifikują się do dofinansowania w 2025 roku.
Usługi chmurowe (SaaS, PaaS, IaaS) – CRM, ERP, backup danych
Korzystanie z chmury to dziś standard w nowoczesnym biznesie, a jednocześnie rozwiązanie znacząco obniżające koszty i zwiększające elastyczność działania. Z dotacji można sfinansować:
- subskrypcje systemów CRM (zarządzanie relacjami z klientami),
- systemy ERP (zarządzanie zasobami, sprzedażą, produkcją),
- backup danych i systemy operacyjne w modelu chmurowym (np. Microsoft Azure, AWS, Google Cloud),
- infrastrukturę jako usługę (IaaS) oraz platformy do tworzenia aplikacji (PaaS).
Takie rozwiązania minimalizują ryzyko awarii i pozwalają skalować działalność bez kosztownej rozbudowy własnych serwerowni.
Backup i disaster recovery – zabezpieczenie danych, archiwizacja, kopie zapasowe
Odzyskiwanie danych po awarii, ataku lub błędzie człowieka to obszar coraz bardziej doceniany przez MŚP. Dotacje cyfrowe umożliwiają:
- wdrożenie systemów do wykonywania regularnych kopii zapasowych (lokalnych i w chmurze),
- zakup oprogramowania do zarządzania polityką backupu,
- wdrożenie procedur disaster recovery – czyli planów działania w przypadku utraty danych lub paraliżu systemów.
Tego typu inwestycje są wysoko punktowane w ocenie projektów, zwłaszcza w sektorach operujących na danych osobowych i transakcyjnych.
Cyberbezpieczeństwo – oprogramowanie antywirusowe, firewall, SOC, audyt bezpieczeństwa
W ramach dotacji można również zabezpieczyć firmę przed rosnącą liczbą zagrożeń cyfrowych. Wydatki kwalifikowalne obejmują m.in.:
- zakup licencji na oprogramowanie antywirusowe i ochrony przed ransomware,
- systemy zapór sieciowych (firewall), segmentacji sieci, kontroli dostępu,
- wdrożenie rozwiązań SOC (Security Operations Center) dla średnich firm,
- przeprowadzenie audytów bezpieczeństwa i wdrożenie zaleceń pokontrolnych,
- szkolenia z zakresu cyberhigieny dla pracowników.
Zwiększenie odporności cyfrowej to nie tylko koszt, ale przewaga konkurencyjna i obowiązek względem danych klientów.
Nowoczesne oprogramowanie i licencje – systemy operacyjne, narzędzia pracy zdalnej
Dzięki dotacjom możliwe jest również zaktualizowanie środowiska pracy do najnowszych standardów:
- zakup legalnych i aktualnych systemów operacyjnych (np. Windows, Linux, macOS),
- narzędzia do pracy zdalnej: pakiety biurowe, komunikatory, platformy wideokonferencyjne,
- systemy do zarządzania zadaniami, komunikacją wewnętrzną i współpracą zespołową (np. Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Asana).
Dla wielu firm to szansa na przejście z przestarzałego oprogramowania na nowe, bezpieczne i bardziej efektywne środowisko.
Doradztwo i wdrożenia IT – analiza potrzeb, integracja systemów, szkolenia dla zespołu
Dotacje cyfrowe pokrywają nie tylko twarde inwestycje, ale także elementy miękkie, takie jak:
- audyt potrzeb technologicznych przedsiębiorstwa,
- przygotowanie koncepcji integracji systemów (np. połączenie CRM z ERP, automatyzacja sprzedaży),
- usługi wdrożeniowe realizowane przez wyspecjalizowane firmy IT,
- szkolenia techniczne i użytkowe dla zespołu wdrażającego i korzystającego z nowych narzędzi.
Kompleksowe podejście – od analizy po szkolenia – zwiększa efektywność inwestycji i trwałość wdrożeń.
Jak przygotować wniosek o dotację na rozwiązania IT?
Skuteczne pozyskanie dotacji na cyfryzację to nie tylko kwestia dobrze dobranego programu, ale przede wszystkim solidne przygotowanie projektu. Inwestycje w chmurę, backup czy cyberbezpieczeństwo wymagają precyzyjnej dokumentacji, racjonalnego uzasadnienia oraz dopasowania do aktualnych wytycznych funduszy unijnych. Oto cztery kroki, które pomogą Ci stworzyć profesjonalny wniosek i zwiększyć szansę na otrzymanie dofinansowania.
Identyfikacja potrzeb i analiza zagrożeń
Zanim sięgniesz po jakiekolwiek wsparcie, zacznij od odpowiedzi na pytania:
- Jakie procesy w Twojej firmie wymagają automatyzacji lub usprawnienia?
- Czy dane Twoich klientów są wystarczająco zabezpieczone?
- Jakie zagrożenia cyfrowe są najbardziej prawdopodobne dla Twojej branży?
Dobrze przeprowadzona diagnoza pozwoli nie tylko określić realne potrzeby, ale też uzasadnić inwestycję w oczach komisji oceniającej projekt. W programie Dig.IT taka diagnoza (ocena dojrzałości cyfrowej) jest obowiązkowym załącznikiem do wniosku.
Wybór odpowiedniego programu i zakresu wsparcia
Na podstawie analizy warto dopasować cel projektu do konkretnego programu. Przykładowo:
- Dig.IT – najlepszy dla kompleksowych projektów cyfryzacji MŚP,
- FENG – dla firm innowacyjnych, prowadzących B+R, wdrażających zaawansowane IT,
- RPO – dla firm lokalnych, modernizujących konkretne procesy w ramach działalności regionalnej,
- pożyczki z BGK – dla przedsiębiorstw szukających niskooprocentowanego finansowania bez dotacji.
Każdy program ma własne limity, poziomy dofinansowania i wymagania formalne, dlatego dokładne dopasowanie zwiększa szanse na pozytywną ocenę.
Przygotowanie kosztorysu, ofert, dokumentacji technicznej
Ważnym elementem wniosku jest kosztorys inwestycji – musi być szczegółowy, realny i zgodny z rynkowymi stawkami. Do każdej pozycji należy załączyć:
- ofertę od dostawcy (z datą, specyfikacją techniczną, danymi kontaktowymi),
- uzasadnienie potrzeby zakupu lub wdrożenia,
- dokumentację projektową (w przypadku złożonych systemów),
- wymagane załączniki – np. zaświadczenia z ZUS i US, CEIDG, KRS, oświadczenia.
Pamiętaj: niekompletna dokumentacja to najczęstszy powód odrzucenia wniosku na etapie oceny formalnej.
Pomoc doradcy dotacyjnego – optymalizacja punktacji i bezpieczeństwo formalne
Doświadczeni doradcy nie tylko pomagają napisać wniosek, ale też:
- analizują, jak najlepiej opisać cele projektu w języku zgodnym z oceną punktową,
- doradzają, jak dobrać wskaźniki rezultatów, które są mierzalne i realne,
- przygotowują wnioski tak, by nie narazić firmy na błędy proceduralne lub problemy przy rozliczeniu,
- często mają dostęp do aktualnych interpretacji i trendów punktacji, co daje przewagę.
W wielu przypadkach ich wsparcie przekłada się na wyższą ocenę merytoryczną i większe szanse na finansowanie – zwłaszcza w konkurencyjnych programach.
Jakie błędy popełniają firmy przy składaniu wniosków o cyfryzację?
Proces ubiegania się o dotacje na cyfryzację, choć teoretycznie prosty, wymaga dużej precyzji i znajomości specyfiki danego programu. Nawet dobrze zapowiadający się projekt może zostać odrzucony lub otrzymać zbyt niską punktację przez błędy formalne lub strategiczne. Oto najczęstsze pułapki, które pojawiają się w dokumentacji wnioskowej.
Niedoszacowanie lub przeszacowanie kosztów
Wielu wnioskodawców ma tendencję do niedoszacowywania budżetu inwestycji – zakładając zbyt niskie ceny usług, nie uwzględniając kosztów wdrożenia lub licencji. Z kolei inni przeszacowują wydatki, co w oczach oceniających może świadczyć o nierealności projektu. Pamiętaj – każda pozycja kosztorysu powinna być poparta rynkową ofertą i zgodna z realiami branży.
Brak oferty technicznej lub diagnozy cyfrowej
W programie Dig.IT wymagane jest dołączenie diagnozy dojrzałości cyfrowej – dokumentu, który analizuje poziom cyfryzacji firmy i wskazuje obszary wymagające rozwoju. Jej brak automatycznie dyskwalifikuje projekt. W innych programach brak szczegółowej oferty technicznej od dostawcy (np. licencji, konfiguracji, czasu wdrożenia) skutkuje obniżeniem punktacji.
Nieprawidłowe uzasadnienie celu projektu
Częstym błędem jest ogólne lub zbyt techniczne uzasadnienie planowanej inwestycji – bez powiązania z realnymi problemami lub celami firmy. Projekt musi jasno pokazywać: co zostanie zmienione, jakie przyniesie efekty (np. zwiększenie bezpieczeństwa, automatyzacja, skalowalność) i jakie są jego długoterminowe korzyści.
Niespójność między kosztorysem a harmonogramem
Jeśli we wniosku harmonogram przewiduje zakończenie wdrożenia w 3 miesiące, a umowa z dostawcą zakłada 6 – to błąd. Wszelkie dane w projekcie muszą być spójne: liczby, terminy, zakresy działań. Komisja oceniająca szybko wychwyci nieścisłości i może je uznać za brak wiarygodności lub niedostateczne przygotowanie.
Jak przygotować diagnozę dojrzałości cyfrowej do programu Dig.IT?
Diagnoza dojrzałości cyfrowej to ważny dokument wymagany przy składaniu wniosku o dotację w programie Dig.IT. Jej rola to nie tylko spełnienie warunku formalnego, ale przede wszystkim uzasadnienie potrzeby inwestycji. Od jakości tej diagnozy zależy nie tylko poprawność wniosku, ale też jego punktacja i szanse na finansowanie.
Główne obszary oceny (zarządzanie, systemy, dane, bezpieczeństwo)
Diagnoza ocenia firmę w kilku wymiarach:
- Zarządzanie cyfrowe – na ile procesy w firmie są wspierane narzędziami IT, czy zarząd posiada strategię cyfrową, czy korzysta z danych w podejmowaniu decyzji.
- Systemy informatyczne – czy firma posiada systemy ERP, CRM, BI; jak są one zintegrowane i czy wspierają codzienną pracę.
- Dane i analityka – jak gromadzone są dane, jak są wykorzystywane, czy są analizowane, jakich narzędzi używa się do raportowania.
- Bezpieczeństwo – czy istnieją procedury ochrony danych, polityki backupu, zabezpieczenia fizyczne i logiczne; czy personel jest przeszkolony z cyberbezpieczeństwa.
Jakie dane i dokumenty są potrzebne?
Do przygotowania diagnozy przydadzą się:
- opisy procesów w firmie i wykorzystywane narzędzia IT,
- struktura organizacyjna i sposób podejmowania decyzji,
- informacje o rodzaju danych, jakie firma przetwarza (np. dane klientów, zamówienia, finanse),
- dokumenty regulujące procedury IT, np. polityki RODO, instrukcje backupu,
- ocena kompetencji zespołu w zakresie obsługi systemów i cyberhigieny.
Diagnoza może być wykonana samodzielnie przez firmę (przy użyciu udostępnionych formularzy) lub z pomocą doradcy.
Co daje dobrze wykonana diagnoza w kontekście oceny punktowej?
W programie Dig.IT punkty przyznawane są m.in. za:
- trafne zidentyfikowanie obszarów do poprawy,
- spójność między diagnozą a planowaną inwestycją (czy projekt odpowiada na realne potrzeby),
- opis rezultatów wdrożenia (np. poprawa bezpieczeństwa, cyfrowe usługi, lepsze zarządzanie).
Im lepiej przygotowana diagnoza, tym wyższe szanse na uzyskanie środków. To również dokument, który może służyć firmie strategicznie – jako plan cyfryzacji na kolejne lata, niezależnie od dotacji.
Zabezpiecz firmę z pomocą dotacji unijnych
W świecie cyfrowej gospodarki ochrona danych, niezawodność systemów i nowoczesna infrastruktura IT nie są już kwestią wyboru – to obowiązek każdego odpowiedzialnego przedsiębiorcy. Cyberbezpieczeństwo, kopie zapasowe, praca w chmurze i automatyzacja to dziś fundamenty odporności i konkurencyjności firmy – niezależnie od jej wielkości czy branży.
Jak długo trwa realizacja projektu cyfryzacyjnego z dotacją?
Realizacja projektu cyfryzacyjnego z wykorzystaniem funduszy unijnych lub krajowych nie jest procesem natychmiastowym – wymaga czasu, dobrej organizacji i cierpliwości. Świadomość poszczególnych etapów i typowych terminów pozwala zaplanować działania tak, aby przebiegały równolegle z codzienną działalnością operacyjną firmy – bez zakłóceń.
Etapy: aplikacja, ocena, podpisanie umowy, wdrożenie, rozliczenie
Proces pozyskania i rozliczenia dotacji składa się z kilku kluczowych etapów:
- Złożenie wniosku:
– przygotowanie dokumentacji, diagnozy cyfrowej, kosztorysu, ofert, formularzy;
– czas: zwykle 2–4 tygodnie od decyzji o aplikowaniu. - Ocena formalna i merytoryczna:
– instytucja sprawdza poprawność dokumentów, ocenia projekt według kryteriów punktowych;
– czas: od 30 do 90 dni w zależności od programu i liczby wniosków. - Podpisanie umowy o dofinansowanie:
– po przyznaniu grantu następuje etap negocjacji i podpisania umowy, często wymagający dodatkowych załączników (np. ubezpieczenia, zabezpieczeń);
– czas: około 2–4 tygodnie. - Realizacja projektu:
– wdrożenie rozwiązań, zakup sprzętu i licencji, szkolenia, instalacje;
– czas: od 3 do 6 miesięcy w zależności od zakresu i złożoności projektu. - Rozliczenie i kontrola:
– składanie sprawozdania końcowego, faktur, protokołów odbioru, raportów;
– czas: 1–2 miesiące (z możliwością wezwania do uzupełnień).
Typowy harmonogram: 3–9 miesięcy
Od momentu podjęcia decyzji o aplikowaniu do całkowitego rozliczenia projektu najczęściej mija od 6 do 9 miesięcy. W mniejszych, prostszych projektach (np. zakup licencji, usługa chmurowa, szkolenie IT) możliwe jest zamknięcie procesu w około 3–5 miesięcy.
Przy bardziej złożonych działaniach (np. wdrożenie systemu ERP z analizą, integracją i migracją danych) trzeba liczyć się z dłuższym harmonogramem – nawet 9–12 miesięcy.
Jak planować działania równolegle z codziennym prowadzeniem firmy?
- Zarezerwuj czas wewnętrzny – wyznacz osobę odpowiedzialną za komunikację z instytucją i wykonawcami projektu. To może być członek zespołu lub zewnętrzny doradca.
- Wdrożenia etapowe – podziel inwestycję na etapy, które nie zakłócą działania firmy (np. wdrażaj system księgowy poza sezonem sprzedażowym).
- Zadbaj o dokumentację na bieżąco – faktury, protokoły, listy obecności ze szkoleń – warto gromadzić je systematycznie.
- Konsultuj zmiany z instytucją – każda zmiana w harmonogramie, dostawcach czy kosztach powinna być wcześniej uzgodniona, by nie narazić się na utratę dotacji.
Warto też współpracować z doradcą dotacyjnym, który zadba o formalności i pomoże w planowaniu działań zgodnie z wymaganiami programu. Dzięki temu zrealizujesz projekt sprawnie – bez opóźnień i zbędnego stresu.
Dzięki dostępnym dotacjom cyfryzacyjnym, takim jak Dig.IT, FENG czy regionalne programy RPO, możesz zrealizować te inwestycje z istotnym dofinansowaniem – bez nadmiernego obciążenia budżetu.
Sprawdź, co konkretnie możesz zabezpieczyć, zmodernizować i wdrożyć w swojej firmie. Skonsultuj się bezpłatnie z doradcą, który pomoże Ci wybrać odpowiedni program, przygotować dokumenty i zwiększyć szansę na sukces.
Nie czekaj, aż pojawi się zagrożenie lub problem techniczny. Działaj dziś – zanim skończą się środki i zamkną się tegoroczne nabory.