Dofinansowanie na automaty vendingowe, kioski samoobsługowe i urządzenia samoobsługi – kto może skorzystać i jak je rozliczyć?
Automaty vendingowe i kioski samoobsługowe stają się nieodłącznym elementem nowoczesnego handlu, gastronomii i usług. Konsumenci coraz częściej korzystają z rozwiązań, które pozwalają zaoszczędzić czas, uniknąć kolejek i samodzielnie dokonywać zakupów lub zamówień. Tego typu urządzenia zwiększają efektywność operacyjną firm, poprawiają doświadczenie klienta i wpisują się w trend automatyzacji oraz digitalizacji procesów sprzedażowych.
W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie, zarówno unijne, jak i krajowe źródła finansowania oferują przedsiębiorcom możliwość uzyskania dofinansowania na zakup i wdrożenie urządzeń samoobsługowych. Pojawia się jednak pytanie: czy automat z przekąskami, infokiosk czy system do samoobsługi zamówień w restauracji kwalifikuje się do dotacji? Kto może skorzystać z takiego wsparcia i jakie warunki trzeba spełnić?
W niniejszym artykule wyjaśniamy, kto może ubiegać się o dofinansowanie na automaty i kioski samoobsługowe, jakie programy obejmują tego typu inwestycje oraz na co zwrócić uwagę przy ich rozliczaniu.
Kto może ubiegać się o dofinansowanie na urządzenia samoobsługowe?
Dofinansowanie na urządzenia vendingowe, kioski samoobsługowe czy infokioski dostępne jest dla szerokiej grupy beneficjentów. Istotne jest wykazanie, że planowana inwestycja przyczynia się do rozwoju firmy lub zwiększenia dostępności usług – np. poprzez automatyzację, skrócenie czasu obsługi klienta czy wdrożenie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych.
Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) – usługi, handel, gastronomia
Największą grupą uprawnioną do ubiegania się o dofinansowanie są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Firmy z sektora MŚP mogą uzyskać wsparcie na inwestycje w automaty vendingowe (np. z przekąskami, napojami, produktami higienicznymi), kioski samoobsługowe do zamówień w gastronomii, a także terminale do szybkich płatności czy sprzedaży biletów. Wymagane jest, by urządzenia były powiązane z procesem świadczenia usług lub sprzedaży i realnie wpływały na zwiększenie efektywności biznesowej.
Startupy i nowe firmy z innowacyjnym pomysłem na automat lub kiosk
Dla młodych firm oraz startupów innowacyjnych dostępne są dedykowane programy wsparcia, np. w ramach PARP, funduszy regionalnych czy inkubatorów. Przedsiębiorstwa te mogą uzyskać dofinansowanie na wdrożenie własnych rozwiązań – np. automatów vendingowych oferujących unikalne produkty, urządzeń z ekranami dotykowymi, systemów do samoobsługi rejestracji czy innowacyjnych kioskowych rozwiązań branżowych. W tym przypadku istotne są walory innowacyjne projektu oraz potencjał rynkowy.
Jednostki samorządu terytorialnego i instytucje publiczne (np. biblioteki, punkty informacyjne)
Urządzenia samoobsługowe mogą być także wdrażane przez jednostki sektora publicznego – np. gminy, biblioteki, centra kultury, ośrodki zdrowia czy punkty informacyjne. Dofinansowanie z funduszy unijnych (np. RPO, KPO) może pokryć koszty zakupu infokiosków, urządzeń do samoobsługowego dostępu do informacji, biletomatów, terminali do wydawania dokumentów czy systemów samoobsługowych w urzędach. Celem takiej inwestycji jest zazwyczaj cyfryzacja usług publicznych oraz zwiększenie dostępności dla mieszkańców.
Jakie programy obejmują wsparcie na automaty i kioski samoobsługowe?
Zakup automatów vendingowych, kiosków samoobsługowych i urządzeń wspierających bezobsługową sprzedaż może zostać sfinansowany z różnych źródeł dotacyjnych – zarówno unijnych, jak i krajowych. Kluczowe jest dopasowanie projektu do celu danego programu: cyfryzacji, automatyzacji, poprawy dostępności usług lub zwiększenia efektywności operacyjnej.
Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) – digitalizacja i automatyzacja
FENG to główny program unijny wspierający transformację technologiczną polskich firm w latach 2021–2027. W ramach ścieżek takich jak „Ścieżka SMART” czy „Wsparcie cyfryzacji MŚP”, przedsiębiorstwa mogą uzyskać dofinansowanie na zakup urządzeń automatyzujących procesy sprzedaży, obsługi klienta czy wydawania towarów. Kioski samoobsługowe i automaty vendingowe mogą być częścią większego projektu transformacji cyfrowej firmy.
Krajowy Plan Odbudowy (KPO) – wsparcie dla usług i nowoczesnego handlu
KPO finansuje inwestycje w cyfryzację, automatyzację i poprawę odporności gospodarczej. W sektorze handlu i usług możliwe jest dofinansowanie projektów wdrażających nowoczesne kanały sprzedaży i obsługi klienta. Automaty i kioski samoobsługowe wpisują się w cele zwiększenia dostępności usług, skrócenia kolejek, ograniczenia kosztów zatrudnienia oraz poprawy ergonomii.
Regionalne Programy Operacyjne (RPO) – inwestycje lokalne i innowacje
W zależności od województwa, przedsiębiorcy mogą skorzystać z programów regionalnych wspierających innowacyjne inwestycje w MŚP. W RPO często znajdziemy nabory na: innowacje produktowe, rozwój infrastruktury sprzedaży, modernizację procesów obsługi klienta. W takich projektach automaty i kioski są traktowane jako element nowoczesnego modelu prowadzenia działalności – szczególnie, jeśli mają charakter lokalny lub usługowy.
Programy PARP – np. Bony na cyfryzację lub granty dla e-usług
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) oferuje szereg konkursów, które pozwalają sfinansować zakup oprogramowania, sprzętu IT i rozwiązań samoobsługowych. Programy takie jak „Bony na cyfryzację”, „Granty na usługi doradcze” lub „Wsparcie dla e-usług” umożliwiają pokrycie części kosztów wdrożenia systemów samoobsługowych – zwłaszcza jeśli projekt obejmuje także integrację z systemami ERP lub CRM.
Jakie wydatki kwalifikują się w projektach z automatami i kioskami?
W projektach zakładających wdrożenie urządzeń samoobsługowych kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie i opisanie kosztów kwalifikowanych. Choć konkretne zasady mogą różnić się w zależności od programu, większość z nich pozwala na finansowanie zarówno zakupu sprzętu, jak i usług powiązanych z jego wdrożeniem.
Zakup lub leasing urządzeń vendingowych i samoobsługowych
Bezpośredni zakup automatów vendingowych, kiosków informacyjnych lub terminali samoobsługowych to jeden z podstawowych kosztów kwalifikowanych. Dotacja może pokryć wydatek na:
- automat do sprzedaży produktów (napojów, przekąsek, biletów),
- kiosk z ekranem dotykowym do zamówień lub informacji,
- samoobsługowy terminal płatniczy.
W niektórych programach dopuszczalny jest również leasing operacyjny lub finansowy – pod warunkiem spełnienia określonych warunków umowy.
Oprogramowanie do zarządzania sprzedażą i integracji z systemami ERP
Samo urządzenie to nie wszystko – do jego skutecznego działania niezbędne jest dedykowane oprogramowanie. Dotacja może objąć:
- licencje na oprogramowanie vendingowe,
- systemy do zdalnego zarządzania urządzeniami,
- integrację z ERP, CRM lub platformą e-commerce,
- wdrożenie systemu do analizy danych sprzedażowych.
Ważne, by oprogramowanie było niezbędne do osiągnięcia celów projektu i zostało opisane we wniosku.
Adaptacja lokalizacji, zasilanie, monitoring, zabezpieczenia
Wydatki towarzyszące, związane z instalacją urządzeń, również mogą być kwalifikowane. Należą do nich m.in.:
- dostosowanie przestrzeni do montażu automatu lub kiosku (np. pawilon, ściana, zadaszenie),
- podłączenie do zasilania, internetu, instalacja monitoringu,
- systemy zabezpieczeń antywłamaniowych i kontroli dostępu,
- oznakowanie, instrukcje obsługi, opakowania lub grafika urządzenia.
Wszystkie te koszty muszą być jasno powiązane z celem projektu i odpowiednio udokumentowane.
Promocja i wdrożenie innowacyjnego modelu obsługi
W przypadku wdrażania nowego kanału sprzedaży lub innowacyjnego modelu obsługi, możliwe jest uwzględnienie działań promocyjnych i edukacyjnych. Mogą to być m.in.:
- kampanie informacyjne o wdrożeniu kiosku/automatu,
- stworzenie strony lub aplikacji do obsługi klienta,
- materiały promocyjne i graficzne,
- szkolenia personelu z obsługi systemów samoobsługowych.
Promocja powinna być racjonalna, zintegrowana z całością projektu i wpisana w harmonogram działań.
Jak rozliczyć dotację na urządzenia samoobsługowe?
Poprawne rozliczenie dotacji jest równie ważne, jak samo uzyskanie dofinansowania. W przypadku inwestycji w automaty vendingowe czy kioski samoobsługowe istotne jest nie tylko zaksięgowanie zakupu, ale również odpowiednie użytkowanie, dokumentacja oraz spełnienie obowiązków kontrolnych.
Koszty kwalifikowane a środki trwałe – księgowanie automatów i kiosków
Większość urządzeń samoobsługowych kwalifikuje się jako środki trwałe. Oznacza to, że powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych firmy i odpowiednio amortyzowane. Jeśli zakup został w całości sfinansowany z dotacji, trzeba pamiętać, że nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu w podatku dochodowym. Jeśli udział dotacji był częściowy, proporcjonalnie można rozliczyć pozostałą część jako koszt. Warto zaplanować strukturę finansowania z uwzględnieniem tych zasad już na etapie składania wniosku.
Dokumentacja zakupu, uruchomienia i użytkowania urządzenia
Do poprawnego rozliczenia projektu niezbędne są faktury, umowy zakupu, protokoły odbioru oraz potwierdzenia płatności. W niektórych przypadkach wymagana będzie także dokumentacja uruchomienia – np. zdjęcia z instalacji, opis konfiguracji urządzenia, raport z testów działania. W sytuacji, gdy zakup obejmuje również oprogramowanie lub usługi wdrożeniowe, należy dokładnie wykazać ich zakres i powiązanie z celem projektu.
Kontrola użytkowania zgodnie z celem projektu – monitoring, raporty
Dotowane urządzenia muszą być wykorzystywane zgodnie z założeniami biznesplanu i harmonogramem projektu. Instytucje kontrolujące mogą sprawdzić, czy urządzenie rzeczywiście działa, jest dostępne dla klientów i spełnia zakładane funkcje. Warto prowadzić wewnętrzny monitoring – np. logi sprzedaży, raporty użytkowania, rejestry błędów technicznych. Takie dane są szczególnie istotne przy projektach realizowanych w ramach KPO czy FENG, gdzie kładzie się nacisk na efektywność i trwałość inwestycji.
Amortyzacja i obowiązek utrzymania przez minimum 2–3 lata
W przypadku większości programów dotacyjnych obowiązuje okres trwałości projektu – zazwyczaj od 24 do 36 miesięcy. Przez ten czas urządzenie nie może zostać sprzedane, przekazane osobie trzeciej ani wycofane z użytku. W tym okresie należy również prowadzić ewidencję księgową i amortyzację, zgodnie z przepisami. Niespełnienie warunków trwałości może skutkować obowiązkiem zwrotu części lub całości dotacji.
Najczęstsze błędy przy ubieganiu się o dotacje na automaty i kioski
Choć zakup urządzeń samoobsługowych wydaje się prostą inwestycją, proces ubiegania się o dotację bywa skomplikowany i wymaga precyzyjnego dopasowania projektu do warunków programu. Wiele wniosków zostaje odrzuconych z powodu powtarzalnych błędów, których można uniknąć dzięki dobrej analizie i przygotowaniu.
Niewłaściwy dobór programu do modelu biznesowego
Nie każdy program finansuje wszystkie typy urządzeń i działalności. Przykładowo, FENG skupia się na automatyzacji i digitalizacji, dlatego typowe automaty z przekąskami bez innowacyjnego komponentu mogą zostać odrzucone. Z kolei w programach regionalnych premiowane są projekty z wpływem na lokalną gospodarkę. Brak zgodności celu projektu z celem programu to jedna z najczęstszych przyczyn negatywnej oceny.
Niedoszacowanie kosztów technicznych i adaptacyjnych
Zakup samego urządzenia to często tylko część wydatków. Wiele firm nie uwzględnia kosztów przyłączeń, zabezpieczeń, zabudowy, zasilania czy adaptacji miejsca montażu. Niedoszacowanie tych elementów może prowadzić do problemów w realizacji lub konieczności pokrycia brakujących kosztów z własnych środków, co zaburza płynność projektu.
Brak powiązania inwestycji z transformacją cyfrową firmy
W nowoczesnych programach (np. PARP, FENG, KPO) istotne jest, by zakup automatu czy kiosku był częścią szerszego procesu transformacji cyfrowej. Samo urządzenie musi mieć wpływ na poprawę procesów, dostępność usług, efektywność lub obsługę klienta. Wnioski, które traktują zakup jako pojedynczą inwestycję bez szerszego kontekstu, często uzyskują niższą ocenę merytoryczną.
Niewystarczająca dokumentacja innowacyjności rozwiązania
Automat czy kiosk musi wnosić nową jakość – czy to przez zastosowaną technologię, sposób obsługi, czy integrację z innymi systemami. Wiele firm nie przedstawia jasno, na czym polega innowacyjność projektu. Brakuje opisów funkcji, schematów działania, integracji z ERP czy elementów cyfrowych. To obniża ocenę innowacyjności, kluczową w wielu konkursach.
Przykłady zastosowania urządzeń samoobsługowych z dofinansowaniem
Urządzenia samoobsługowe można z powodzeniem wdrożyć w różnych branżach – od gastronomii i handlu, przez logistykę, aż po administrację publiczną. Poniżej przedstawiamy konkretne przykłady firm i instytucji, które skorzystały z dotacji, by zwiększyć efektywność obsługi, ograniczyć koszty i poprawić doświadczenie klienta.
Automat z przekąskami i napojami w biurowcu – wdrożenie z dotacją na digitalizację
Mała firma cateringowa z województwa mazowieckiego zrealizowała projekt z dotacją w ramach bonu na cyfryzację, instalując automat vendingowy w przestrzeni wspólnej biurowca. Automat został wyposażony w system do zdalnego zarządzania zawartością i płatnościami, a dane sprzedażowe były zintegrowane z systemem księgowym. Dotacja pokryła 85% kosztów zakupu i konfiguracji urządzenia, a firma w krótkim czasie rozszerzyła usługę na kolejne lokalizacje.
Kiosk samoobsługowy w restauracji – skrócenie czasu obsługi klientów
Rodzinna restauracja z województwa śląskiego wdrożyła samoobsługowy kiosk do zamawiania posiłków przy wsparciu z Regionalnego Programu Operacyjnego. Dzięki urządzeniu klienci mogli samodzielnie składać i opłacać zamówienia, co skróciło czas obsługi i zwiększyło liczbę realizowanych transakcji. Projekt obejmował także zakup oprogramowania i integrację z systemem kuchennym. Kiosk umożliwił restauracji funkcjonowanie także w godzinach niskiego ruchu bez dodatkowego personelu.
Urządzenie do wydawania paczek – integracja z systemem e-commerce
Lokalna firma prowadząca sprzedaż internetową uruchomiła samoobsługowy automat paczkowy przy siedzibie sklepu. Dzięki dotacji z programu FENG zakupiono urządzenie, które zintegrowano z platformą e-commerce oraz systemem CRM. Klienci mogli odbierać zamówienia bez kontaktu z obsługą, co skróciło czas realizacji i zwiększyło wygodę odbiorów. Dotacja pokryła również koszty konfiguracji systemu i przygotowania infrastruktury pod automat.
Infokiosk w gminie – dofinansowanie z RPO lub funduszu cyfryzacji usług publicznych
Jedna z małych gmin w województwie podlaskim zrealizowała projekt cyfryzacji punktu informacji turystycznej. Dofinansowanie z RPO pozwoliło na zakup infokiosku z ekranem dotykowym, bazą lokalnych atrakcji i możliwością pobierania map oraz przewodników. Urządzenie zintegrowano z urzędowym systemem informacji publicznej. Projekt zwiększył dostępność informacji i poprawił wizerunek gminy jako nowoczesnej i przyjaznej dla odwiedzających.
Automaty i kioski to inwestycja w rozwój
Urządzenia samoobsługowe to nie tylko wygoda i oszczędność – to kierunek rozwoju nowoczesnych firm i instytucji. Automaty vendingowe, kioski do obsługi zamówień czy infokioski informacyjne pozwalają zwiększyć dostępność usług, skrócić czas obsługi i zautomatyzować powtarzalne procesy.
Co ważne – wiele z tych inwestycji można częściowo lub niemal w całości sfinansować z dostępnych programów dotacyjnych. Dofinansowanie może pokryć nawet 70–85% kosztów zakupu, wdrożenia i integracji urządzeń z systemami zarządzania firmą.
Skonsultuj swój projekt – sprawdź, z jakiego programu możesz skorzystać i jak prawidłowo rozliczyć zakup oraz wdrożenie urządzenia.
Zadbaj o nowoczesność, wygodę i efektywność – z pomocą dotacji możesz wdrożyć innowację szybciej, niż myślisz.