Fundusze na cyfryzację mikrofirm – czy wystarczy Ci na terminale i system POS?
Cyfryzacja to już nie opcja, a konieczność – nawet dla najmniejszych firm.
Terminale płatnicze czy proste aplikacje to dziś podstawowe narzędzia pracy nie tylko w sklepach, ale też w usługach czy mikrofirmach prowadzących sprzedaż sezonową lub mobilną.
W 2025 roku mikroprzedsiębiorcy mogą skorzystać z kilku programów wsparcia, które pomagają sfinansować zakup urządzeń fiskalnych, terminali płatniczych i systemów sprzedażowych. Choć budżet takich firm bywa ograniczony, dotacje i programy ulg pozwalają obniżyć koszty wdrożenia do minimum.
Dlaczego warto cyfryzować mikrofirmę?
Uproszczenie sprzedaży i obsługi klienta
Cyfrowe narzędzia – takie jak system POS – przyspieszają codzienną pracę i ograniczają ryzyko pomyłek. Pozwalają też na szybszą obsługę płatności bezgotówkowych, lepszą kontrolę nad stanem magazynowym i generowanie paragonów lub faktur.
Przewaga konkurencyjna i profesjonalny wizerunek
Klienci oczekują dziś wygody, szybkości i nowoczesnych form płatności. Firma, która oferuje płatność kartą, terminal zbliżeniowy, przejrzyste paragony i sprawną obsługę, budzi większe zaufanie niż ta, która działa „na zeszyt”.
Jakie rozwiązania cyfrowe można sfinansować w mikrofirmie?
Terminale płatnicze i ich integracja z kasą fiskalną
Terminale to dziś podstawowy element wyposażenia wielu mikrofirm. Można je kupić, wynająć lub otrzymać w ramach programów promujących obrót bezgotówkowy. Warto zwrócić uwagę, czy terminal można zintegrować z kasą fiskalną lub systemem sprzedażowym – to pozwala na automatyczne przesyłanie danych i szybszą obsługę klienta.
System POS – sprzedaż, magazyn, raporty
System POS to cyfrowe serce małego biznesu. W jednej aplikacji można obsługiwać sprzedaż, monitorować stany magazynowe, tworzyć raporty i zarządzać produktami. W zależności od funkcjonalności, ceny systemów POS wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Koszty zakupu terminala zintegrowanego z POS-em i tabletem często kwalifikują się do dotacji na cyfryzację.
Oprogramowanie chmurowe i zabezpieczenia danych
Dla wielu mikrofirm ważne jest też bezpieczeństwo danych. Koszty związane z zakupem licencji na pakiety biurowe, zabezpieczenia antywirusowe często również kwalifikują się do refundacji w ramach projektów. To ważny element minimalizacji ryzyka utraty danych i spełniania wymogów RODO.
Jakie programy oferują fundusze na cyfryzację mikrofirm?
- PARP – dla MŚP
- RPO
- KPO
- Programy branżowe
Ile naprawdę kosztuje terminal i system POS?
Koszty zakupu lub dzierżawy terminala
Terminal płatniczy możesz kupić lub wydzierżawić. Zakup urządzenia to wydatek od około 400 do 1500 zł netto, w zależności od modelu i funkcji (np. zintegrowany z drukarką lub działający mobilnie).
Cena prostego systemu POS – sprzęt + licencja
System POS może być prostym pakietem (tablet, drukarka, czytnik kodów) albo rozbudowanym rozwiązaniem z magazynem, CRM i raportowaniem. Koszty:
- Sprzęt: od 1000 do 4000 zł brutto
- Licencja oprogramowania: od 49 zł do 299 zł miesięcznie, zależnie od funkcji
Niektóre programy POS oferują wersje darmowe z ograniczonymi funkcjami – idealne na start.
Wydatki dodatkowe
Do pełnego wdrożenia potrzebne są często:
- Drukarka fiskalna
- Subskrypcje chmurowe i kopie zapasowe
- Szkolenie z obsługi systemu
Przy planowaniu wsparcia warto uwzględnić również koszty serwisu technicznego i aktualizacji systemów.
Jakie są korzyści podatkowe z wdrożenia cyfrowych rozwiązań?
Terminal i POS jako koszt uzyskania przychodu
Zakup terminala płatniczego i systemu POS można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania. Dotyczy to zarówno sprzętu, jak i oprogramowania. Jeżeli urządzenie jest używane wyłącznie do działalności gospodarczej, całość wydatku może być ujęta w kosztach.
Możliwość odliczenia VAT i amortyzacji sprzętu
Mikroprzedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą odliczyć podatek naliczony od zakupu sprzętu i oprogramowania – pod warunkiem, że służą one sprzedaży opodatkowanej.
Dodatkowo, urządzenia o wartości powyżej 10 000 zł, co rozkłada koszt inwestycji w czasie i ułatwia zarządzanie finansami firmy.
Ulga na nowe technologie lub ulga na terminal płatniczy
Od kilku lat obowiązuje ulga podatkowa na terminal płatniczy – dla firm, które wdrażają po raz pierwszy rozwiązania bezgotówkowe. Ulga pozwala odliczyć do 1000 zł kosztów terminala od podstawy opodatkowania.
Czy wsparcie pokryje wszystkie koszty cyfryzacji?
Procent refundacji i maksymalna kwota wsparcia
Większość programów dla mikrofirm oferuje refundację od 50% do 85% kosztów kwalifikowanych, w zależności od województwa, branży i rodzaju projektu. W programach takich jak KPO dla MŚP, maksymalna kwota wsparcia może sięgać 300 tys. zł, ale w przypadku prostych projektów cyfryzacyjnych, realne wnioski opiewają zwykle na 10–40 tys. zł.
Wkład własny i koszty niekwalifikowane
Niemal każda dotacja wymaga wkładu własnego, najczęściej na poziomie 15–50% wartości inwestycji. Warto pamiętać, że nie wszystkie koszty podlegają refundacji. Do tzw. kosztów niekwalifikowanych mogą należeć:
- zakup używanego sprzętu,
- abonamenty
- VAT
Dlatego warto już na etapie planowania rozdzielić wydatki kwalifikowalne i pozostałe.
Przykład prostego projektu cyfryzacji z wyceną
Przykładowy projekt mikrofirmy usługowej może obejmować:
| Element | Koszt netto | Kwalifikowalność | Uwagi |
| Terminal płatniczy | 0 zł | TAK | z programu Polska Bezgotówkowa |
| System POS z licencją roczną | 1 500 zł | TAK | zakup sprzętu + 12 mies. |
| Drukarka fiskalna | 1 200 zł | TAK | nowa, certyfikowana |
| Szkolenie wdrożeniowe | 700 zł | TAK | w ramach usługi doradczej |
| Backup w chmurze | 500 zł | NIE | koszt abonamentu po projekcie |
| Razem | 3 900 zł | 3 400 zł refundacji (85%) | wkład własny: 500 zł |
Jakie dokumenty trzeba przygotować do wniosku?
Wniosek i załączniki – lista wymaganych plików
Aby złożyć wniosek o dotację na cyfryzację, mikroprzedsiębiorca musi przygotować zestaw dokumentów. W zależności od programu, mogą być wymagane:
- Formularz wniosku
- Biznesplan lub uproszczony opis projektu
- Kalkulacja kosztów
- Oferty cenowe lub wyceny
- Oświadczenia i załączniki
W przypadku bardziej zaawansowanych projektów wymagane może być również zaświadczenie o niezaleganiu, opinia czy plan wdrożenia technologii.
Jak przedstawić koszty i harmonogram wdrożenia
Koszty powinny być rozpisane według kategorii wydatków z uzasadnieniem każdego zakupu. Dołącz oferty lub screeny cen, by zwiększyć wiarygodność. Harmonogram wdrożenia powinien wskazywać:
- datę rozpoczęcia i zakończenia projektu,
- kolejność działań ,
- terminy płatności i etapów.
Kosztorys, oferty i porównanie cen
W kolejnym kroku przygotuj szacunkowy budżet projektu. Zrób to w oparciu o:
- Oferty od 2–3 dostawców sprzętu
- Cenniki subskrypcji lub licencji
- Koszty usług dodatkowych: wdrożenie, konfiguracja,
Dobrze przygotowany kosztorys ułatwi nie tylko wypełnienie wniosku, ale też pozwoli uniknąć jego odrzucenia z powodu zawyżonych lub nieuzasadnionych wydatków.
Pamiętaj: nie każdy wydatek można sfinansować z funduszy publicznych – już na etapie planowania warto oznaczyć koszty kwalifikowalne i te, które trzeba będzie pokryć samodzielnie z wkładu własnego.
Przygotowanie wniosku – kto może pomóc?
Aby zwiększyć szansę na otrzymanie dotacji, warto skorzystać z pomocy ekspertów, którzy znają procedury, język projektowy i oczekiwania instytucji oceniających. Dobry doradca:
- sprawdzi, czy Twój projekt spełnia warunki danego programu,
- pomoże opisać planowaną cyfryzację w sposób zrozumiały
- opracuje kosztorys,
- zadba o spójność,
Jeśli zależy Ci na profesjonalnym wsparciu, skontaktuj się z zespołem Eurolider – mamy doświadczenie w przygotowywaniu skutecznych wniosków dla mikrofirm i doradzimy, z jakich programów możesz realnie skorzystać.
Nie musisz robić tego sam – skonsultuj projekt cyfryzacji, zanim przepadnie szansa na tegoroczne dofinansowanie.
Jak uzyskać środki unijne dla mikrofirm.
Cyfryzacja mikrofirmy nie musi wiązać się z dużymi wydatkami – wiele kluczowych narzędzi, takich jak terminal płatniczy, system czy oprogramowanie do sprzedaży, można sfinansować z dostępnych środków.
Aby skutecznie pozyskać dofinansowanie, warto wcześniej dobrze zaplanować inwestycję, przygotować realistyczny kosztorys oraz dopasować projekt do celów konkretnego programu – regionalnego, unijnego lub branżowego.
Sprawdź, jakie fundusze możesz wykorzystać w swojej firmie
Nie zwlekaj – nabory wniosków trwają tylko przez ograniczony czas, a fundusze rozchodzą się szybko.
Zgłoś swój projekt już dziś i zacznij cyfryzować firmę z dotacją.