Dotacje na mobilne usługi – jak się rozliczać jako fryzjer, kosmetolog, serwisant czy firma cateringowa?
Mobilne usługi zyskują na popularności w Polsce z każdym rokiem. Coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie biznesu „w terenie” – bez kosztownego lokalu, z elastycznym grafikiem, bliżej klientów i ich realnych potrzeb. Fryzjerzy z dojazdem do domu, kosmetolożki świadczące usługi w miejscu zamieszkania klientki, mobilne firmy cateringowe oraz serwisanci AGD i IT pracujący na wezwanie – to tylko część dynamicznie rozwijającego się sektora usług mobilnych.
Niskie koszty wejścia, brak potrzeby wynajmu lokalu, mniejsze ryzyko inwestycyjne i większa dostępność klientów sprawiają, że mobilny model biznesowy jest atrakcyjny dla osób zakładających działalność. W odpowiedzi na ten trend dostępne są różnorodne formy wsparcia finansowego – w tym bezzwrotne dotacje na start. Jednak już na etapie planowania pojawia się pytanie: jak rozliczać wydatki i koszty, gdy firma nie ma siedziby, a usługi świadczone są mobilnie?
W tym artykule omówimy, kto może ubiegać się o dotacje na mobilne usługi, jakie są wymagania formalne, na co można przeznaczyć środki oraz jak prawidłowo rozliczyć wydatki, aby uniknąć problemów w przypadku kontroli.
Kto może ubiegać się o dotacje na mobilne usługi?
Prowadzenie działalności mobilnej nie wyklucza możliwości uzyskania dotacji. Wręcz przeciwnie – wiele programów wsparcia uwzględnia specyfikę takiego modelu biznesowego. Najważniejsze znaczenie ma jednak odpowiednie przygotowanie dokumentacji, wybór programu oraz jasne przedstawienie mobilnego charakteru działalności w biznesplanie.
Działalność mobilna jako forma jednoosobowej działalności gospodarczej
Najprostszą i najczęściej wybieraną formą prawną dla mobilnych usług jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG). Rejestracja JDG pozwala świadczyć usługi w różnych lokalizacjach, bez potrzeby posiadania stacjonarnego lokalu. Mobilność nie wyklucza otrzymania dotacji – warunkiem jest jednak jasno określony profil działalności oraz zgodność z wymogami konkretnego programu.
Przykładowo, mobilny fryzjer może świadczyć usługi z dojazdem do klienta, wykorzystując własne wyposażenie i pojazd. Podobnie kosmetolog lub serwisant – ważne jest, by w dokumentacji wskazać, że mobilność to świadoma i przemyślana część modelu biznesowego, a nie chwilowe rozwiązanie.
Programy wsparcia – PUP, LGD, FEPW, KPO
W 2025 roku dostępnych jest kilka programów, które umożliwiają uzyskanie dotacji na rozpoczęcie działalności mobilnej:
- Powiatowy Urząd Pracy (PUP) – bezzwrotne dotacje dla osób bezrobotnych na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Środki można przeznaczyć m.in. na zakup wyposażenia mobilnego, sprzętu, oprogramowania czy środka transportu.
- Lokalne Grupy Działania (LGD) – wsparcie dla osób zakładających firmę na terenach wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich. Wysokość dotacji może sięgać nawet 100 000 zł, a mobilny model usług często wpisuje się w potrzeby lokalnych społeczności.
- Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej (FEPW) – programy wspierające rozwój przedsiębiorczości, w tym startupy oferujące mobilne usługi w makroregionie Polski Wschodniej.
- Krajowy Plan Odbudowy (KPO) – w wybranych komponentach umożliwia dofinansowanie działalności usługowej z elementami transformacji cyfrowej i mobilności.
Wymogi formalne – wpis PKD, opis modelu mobilnego w biznesplanie
Aby wniosek o dotację został oceniony pozytywnie, konieczne jest spełnienie kilku podstawowych wymogów formalnych:
- Wpis odpowiedniego kodu PKD – we wniosku należy wskazać właściwy kod odpowiadający planowanej działalności, np. PKD 96.02.Z dla usług fryzjerskich czy 56.21.Z dla cateringu. Warto pamiętać, że niektóre kody PKD są warunkiem udziału w danym programie.
- Opis modelu mobilnego w biznesplanie – biznesplan musi jasno wskazywać, że działalność będzie miała charakter mobilny. Trzeba opisać sposób świadczenia usług, wyposażenie, dojazdy, obszar działania i sposób obsługi klienta. Im bardziej konkretny i realistyczny opis, tym większe szanse na akceptację.
- Zgodność ze strategią programu – w przypadku LGD lub FEPW konieczne jest wykazanie, że działalność wpisuje się w cele danego programu, np. aktywizację obszarów wiejskich, wsparcie samozatrudnienia, rozwój zielonej mobilności.
Jakie koszty kwalifikują się do dotacji dla mobilnych usług?
Dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej lub rozwój mobilnych usług obejmują szeroki katalog wydatków, które można sfinansować ze środków publicznych. Warunkiem uznania wydatku za kwalifikowany jest jego zgodność z celem projektu oraz z regulaminem danego programu. W przypadku działalności mobilnej warto szczególnie zadbać o prawidłowe uzasadnienie zakupu i powiązanie go z charakterem usług świadczonych „w terenie”.
Zakup pojazdu lub adaptacja auta – czy jest możliwa?
W niektórych programach – zwłaszcza LGD i PUP – dopuszcza się możliwość zakupu pojazdu osobowego lub dostawczego, jeśli jest on niezbędny do świadczenia usług. W praktyce oznacza to, że fryzjer, kosmetolog, serwisant czy firma cateringowa mogą uzasadnić potrzebę zakupu samochodu, którym będą dojeżdżać do klientów lub transportować sprzęt. W programach bardziej restrykcyjnych (np. PARP) zakup auta może nie być kosztem kwalifikowanym, ale możliwa jest jego adaptacja (np. zabudowa, przystosowanie przestrzeni, zakup przyczepy).
Wyposażenie mobilne – fotele, stanowiska, urządzenia kosmetyczne, sprzęt cateringowy
Największą część dotacji w przypadku mobilnych usług stanowią wydatki na profesjonalne wyposażenie. Mogą to być m.in.:
- fotele fryzjerskie składane i mobilne stanowiska pracy,
- lampy LED, frezarki, urządzenia do oczyszczania skóry dla kosmetologów,
- termosy cateringowe, pojemniki gastronomiczne, stoły ekspozycyjne, namioty eventowe,
- narzędzia i elektronarzędzia w przypadku serwisów mobilnych.
Wydatki te muszą być nowe, fabryczne i zakupione zgodnie z warunkami umowy dotacyjnej.
Oprogramowanie i mobilne terminale płatnicze
Współczesne usługi mobilne wymagają wsparcia technologicznego. W ramach dotacji można sfinansować zakup licencji na oprogramowanie do obsługi klientów, rezerwacji wizyt, fakturowania, a także systemów CRM i aplikacji branżowych. Kwalifikują się także terminale płatnicze, drukarki fiskalne mobilne, routery oraz inne urządzenia zapewniające sprawną obsługę klienta w dowolnym miejscu.
Marketing lokalny i reklama w internecie
Działalność mobilna musi dotrzeć do klienta – dlatego dotacje pozwalają pokryć część wydatków związanych z promocją. Kwalifikowane są m.in.:
- stworzenie strony internetowej z systemem rezerwacji,
- kampanie w mediach społecznościowych,
- reklama w Google i na portalach lokalnych,
- wykonanie logo, identyfikacji wizualnej i materiałów promocyjnych.
Ważne, by działania marketingowe były zaplanowane, mierzalne i bezpośrednio związane z uruchomieniem działalności.
Jak rozliczać dotację w mobilnej działalności usługowej?
Prawidłowe rozliczenie dotacji to klucz do uniknięcia zwrotu środków i zachowania pełnej zgodności z umową. W przypadku firm mobilnych pojawiają się dodatkowe wyzwania, związane z użytkowaniem pojazdów, sprzętu i narzędzi wielofunkcyjnych. Dobre przygotowanie i współpraca z księgowością są niezbędne już od pierwszego dnia działalności.
Koszty jednorazowe vs amortyzacja – co i jak ująć w księgowości
Wydatki poniesione z dotacji należy ewidencjonować zgodnie z zasadami podatkowymi i księgowymi. Większość sprzętu, który przekracza określoną wartość (np. 10 000 zł), musi zostać ujęta jako środek trwały i amortyzowana w czasie. Dotacja nie zawsze podlega amortyzacji, ale wpływa na sposób rozliczenia kosztów uzyskania przychodu. Elementy wyposażenia poniżej tej wartości mogą być rozliczone jednorazowo.
Pojazd w majątku firmy – pełna własność czy użytkowanie?
Jeśli zakup samochodu został sfinansowany z dotacji, auto powinno być wprowadzone do majątku firmy i użytkowane zgodnie z celem projektu. Trzeba pamiętać, że przez określony czas (np. 12 lub 24 miesiące) nie można go sprzedać ani zmienić jego przeznaczenia. Alternatywą może być leasing lub użyczenie pojazdu, o ile takie rozwiązanie jest zgodne z regulaminem programu i zostało zawarte w biznesplanie.
Podział kosztów prywatno-firmowych – np. paliwo, telefon, internet
W mobilnej działalności część zasobów może być wykorzystywana zarówno prywatnie, jak i służbowo. Dotyczy to m.in. kosztów paliwa, rachunków za telefon, internetu mobilnego czy ubezpieczenia auta. Należy precyzyjnie określić proporcje wykorzystania w działalności i prowadzić odpowiednią ewidencję. W przypadku kontroli ważne będzie udokumentowanie, że środki zostały faktycznie wykorzystane w związku z prowadzeniem firmy.
Jak dokumentować dojazdy do klienta w rozliczeniach
Dojazdy do klientów stanowią bardzo ważny element działalności mobilnej. Należy je odpowiednio dokumentować, szczególnie jeśli są rozliczane jako koszt. Można prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę), wskazywać trasę i cel przejazdu, a także powiązać je z harmonogramem wizyt, zamówień lub faktur. Rzetelna dokumentacja pomaga zachować przejrzystość kosztów i potwierdzić ich związek z działalnością gospodarczą.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu dotacji w usługach mobilnych
Rozliczenie dotacji w mobilnym modelu działalności może sprawiać trudności – szczególnie osobom, które prowadzą firmę po raz pierwszy. Choć programy wspierają innowacyjne formy świadczenia usług, błędy formalne i księgowe mogą skutkować częściowym lub całkowitym zwrotem dotacji. Oto najczęstsze problemy, z jakimi spotykają się beneficjenci:
Niewłaściwe ujęcie wydatków w kosztach
Jednym z podstawowych błędów jest błędna klasyfikacja wydatków jako kosztów uzyskania przychodu. Dotacja nie może być podwójnie rozliczona – to znaczy: nie można ująć w kosztach zakupu, który został sfinansowany ze środków bezzwrotnych. Sprzęt i urządzenia kupione z dotacji powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych, ale nie zawsze stanowią koszt podatkowy. Warto skonsultować sposób księgowania z biurem rachunkowym.
Brak dokumentacji dla zakupu pojazdu lub wyposażenia
Każdy wydatek poniesiony w ramach projektu musi być udokumentowany. W przypadku mobilnych usług często problemem jest brak pełnej dokumentacji zakupu auta, wyposażenia czy materiałów promocyjnych. Wymagane są faktury VAT, dowody zapłaty, protokoły odbioru, a niekiedy także zdjęcia zakupionego sprzętu. Brak takiej dokumentacji może skutkować zakwestionowaniem wydatków przez instytucję kontrolującą.
Niezgodność z założeniami biznesplanu przedstawionego we wniosku
Rozliczenie dotacji musi być zgodne z opisem przedstawionym we wniosku i biznesplanie. Jeśli zadeklarowano działalność mobilną, a zakupiono sprzęt stacjonarny lub niezgodny z profilem firmy, może to zostać uznane za naruszenie warunków umowy. Nawet niewielkie zmiany, jak inna lokalizacja świadczenia usług czy modyfikacja wyposażenia, powinny być wcześniej skonsultowane z instytucją przyznającą dotację.
Utrata dotacji przez błędy w ewidencji środków trwałych
Mobilne firmy często inwestują w sprzęt, który przekracza wartość 10 000 zł netto – np. samochody, maszyny cateringowe, zabudowy. W takim przypadku należy prowadzić ewidencję środków trwałych i stosować odpowiednią amortyzację. Brak ewidencji, błędna klasyfikacja środka trwałego lub brak jego użytkowania zgodnie z przeznaczeniem może prowadzić do uznania dotacji za nieprawidłowo rozliczoną.
Przykłady dobrze rozliczonych dotacji – case study mobilnych firm
Dobrze przygotowany i zrealizowany projekt dotacyjny może znacząco przyspieszyć rozwój mobilnego biznesu. Oto cztery przykłady z różnych branż, które pokazują, jak skutecznie wykorzystać dofinansowanie i uniknąć błędów rozliczeniowych.
Mobilny fryzjer z dotacją PUP – inwestycja w sprzęt i auto
Pani Ewa, zarejestrowana jako osoba bezrobotna, otrzymała dotację z urzędu pracy w wysokości 35 000 zł na założenie mobilnego salonu fryzjerskiego. Zakupiła fotel składany, sprzęt fryzjerski oraz używany samochód osobowy, który został zarejestrowany na firmę i opisany w biznesplanie jako istotny element modelu mobilnego. Wszystkie zakupy udokumentowano fakturami, a usługi świadczone były zgodnie z harmonogramem i lokalizacjami wskazanymi we wniosku.
Kosmetolog na kółkach z LGD – profesjonalne stanowisko mobilne
Pan Tomasz z obszaru wiejskiego otrzymał dotację z LGD w ramach działania LEADER. Dofinansowanie w wysokości 70 000 zł pozwoliło mu na zakup specjalistycznego sprzętu kosmetycznego i wykonanie mobilnej zabudowy bagażnika w aucie typu kombi. Dzięki profesjonalnemu podejściu, prowadzeniu dokumentacji zakupów i zgodności z lokalną strategią rozwoju, projekt został rozliczony bez uwag, a klient zbudował trwałą bazę odbiorców w trzech gminach.
Catering z przyczepą mobilną – dofinansowanie zakupu i reklamy
Pani Aneta uruchomiła firmę cateringową z dojazdem do klienta – obsługując zarówno imprezy rodzinne, jak i eventy plenerowe. Dzięki dotacji z KPO sfinansowała zakup przyczepy gastronomicznej oraz kampanię promocyjną w social mediach. Wszystkie wydatki były zgodne z celem projektu, a faktury zostały załączone do sprawozdania. Ważna była współpraca z doradcą, który pomógł poprawnie ująć koszty reklamy i rozdzielić je między środki trwałe a działania jednorazowe.
Serwis AGD z dotacją – wyposażenie i oprogramowanie do obsługi klientów
Pan Łukasz rozpoczął działalność jako mobilny serwisant sprzętu AGD. Uzyskał wsparcie z Funduszy Europejskich dla Polski Wschodniej, co pozwoliło mu zakupić specjalistyczne narzędzia, komputer z oprogramowaniem serwisowym oraz terminal płatniczy. Dzięki dokładnie opisanym funkcjom zakupionego sprzętu i ewidencji wykonanych usług w systemie CRM, projekt został pozytywnie oceniony przez kontrolę, a firma dynamicznie rozwija się na lokalnym rynku.
Czy warto skorzystać z pomocy doradcy przy rozliczaniu dotacji?
Realizacja projektu dotacyjnego – zwłaszcza w modelu mobilnym – to nie tylko zakup sprzętu i rozpoczęcie działalności. To również obowiązek prawidłowego dokumentowania wydatków, prowadzenia ewidencji i przygotowywania sprawozdań. Osoby, które nie mają doświadczenia w rozliczaniu projektów unijnych, często popełniają kosztowne błędy, których można uniknąć przy wsparciu specjalistów.
Jak uniknąć błędów w dokumentacji i księgowości
Doradca dotacyjny lub doświadczone biuro rachunkowe może pomóc już na etapie planowania wydatków – wskazując, które zakupy są kwalifikowane, jak je opisać w biznesplanie i jak przygotować dowody księgowe. Pomaga to uniknąć typowych błędów: błędnego ujęcia w kosztach, nieprawidłowej amortyzacji, czy niezgodności z celem projektu.
Rola doradcy lub biura rachunkowego w kontroli i sprawozdawczości
Po zakończeniu zakupów przedsiębiorca musi złożyć szczegółowe sprawozdanie z realizacji projektu, często zawierające zestawienia faktur, zdjęcia, protokoły i opisy wykorzystania zakupionego majątku. W przypadku kontroli – czy to z PUP, LGD czy PARP – doradca lub księgowy może pomóc przygotować odpowiedzi, uzupełnić brakujące dokumenty i poprawnie zinterpretować zapisy umowy dotacyjnej.
Wsparcie przy zmianach w projekcie lub aneksach do umowy
Mobilna działalność może wymagać elastyczności – zmiany w lokalizacji świadczenia usług, wymiany sprzętu, przesunięć w harmonogramie. W takich sytuacjach niezbędne może być złożenie aneksu do umowy lub zgłoszenia zmiany. Doradca pomoże przygotować uzasadnienie, złożyć odpowiednie wnioski i zadbać, by projekt nadal był zgodny z warunkami finansowania.
Mobilność to nie przeszkoda, lecz atut
Brak stacjonarnego lokalu nie wyklucza możliwości uzyskania dotacji. Wręcz przeciwnie – mobilność to coraz częściej doceniany atut, szczególnie w kontekście dostępności usług, innowacyjności i niskich kosztów startu.
Aby dotacja przyniosła realną korzyść, trzeba jednak podejść do niej rzetelnie: dobrze zaplanować zakupy, zadbać o dokumentację i trzymać się założeń projektu. Mobilna firma może korzystać z wielu źródeł finansowania – wystarczy wybrać właściwy program i przygotować wiarygodny plan działania.
Skonsultuj swój projekt i sprawdź, z jakiej dotacji możesz skorzystać w swojej branży mobilnej.
Im lepiej przygotujesz się do procesu aplikowania i rozliczania, tym większa szansa na sukces i spokojne prowadzenie firmy po otrzymaniu wsparcia. Fundusze są dostępne – warto z nich skorzystać, zanim środki zostaną rozdysponowane.