5 programów dotacyjnych w 2025 roku – co musisz wiedzieć przed złożeniem wniosku

Obecnie przedsiębiorcy mogą wybierać spośród wielu programów, oferujących środki na rozwój, cyfryzację i ekspansję zagraniczną. Ale zanim złożysz wniosek o dofinansowanie, musisz wiedzieć, które programy pasują do Twojego profilu działalności i jakie warunki trzeba spełnić. W tym artykule omówimy 5 najważniejszych programów oraz podpowiemy, co sprawdzić przed aplikacją o fundusze unijne.

FENG – wsparcie dla innowacyjnych firm

FENG to jeden z kluczowych programów unijnych w perspektywie, ukierunkowany na rozwój innowacyjności, technologii oraz konkurencyjności przedsiębiorstw. Jest kontynuacją wcześniejszych programów takich jak POIR, ale o szerszym zakresie i uproszczonych zasadach aplikowania. FENG pozostaje głównym źródłem finansowania dla firm, które planują wdrażać rozwiązania technologiczne, prowadzić badania B+R.

Kogo dotyczy FENG i jakie działania finansuje?

Program FENG jest skierowany przede wszystkim do:

• mikro, małych i średnich przedsiębiorstw,
• firm technologicznych,

W ramach dostępnych ścieżek wsparcia można ubiegać się o wsparcie, zarówno produktowe, jak i procesowe. Przedsiębiorcy mogą otrzymać środki na:

• badania przemysłowe 
• wdrażanie wyników B+R 
• internacjonalizację produktów
• rozwój kompetencji menedżerskich.

Wymogi formalne i branżowe priorytety

Aby móc aplikować o dofinansowanie w ramach FENG, firma musi:

• posiadać siedzibę
• działać w obszarze priorytetowych branż wskazanych w KIS, 
• wykazać zdolność finansową,
• przedstawić projekt zgodny z celami programu,

Proces aplikacyjny w programie FENG odbywa się głównie online, za pośrednictwem systemu LSI i platformy funduszeeuropejskie.gov.pl, a za jego wdrażanie odpowiada głównie PARP i NCBR, w zależności od ścieżki i typu działania.

FENG to obecnie najbardziej kompleksowy program wspierający transformację technologiczną polskich firm. Jeśli Twoja firma planuje badania, cyfryzację, ekspansję zagraniczną lub rozwój nowego produktu – warto już teraz przygotować się do aplikowania.

PARP – programy dotacyjne dla MŚP i startupów

PARP to jedna z najważniejszych instytucji wspierających sektor małych i średnich firm w Polsce. W ramach perspektywy 2021–2027, PARP zarządza wieloma programami, które umożliwiają firmom pozyskanie środków unijnych na inwestycje, innowacje, umiędzynarodowienie i rozwój kompetencji. W 2025 roku dostępne są różnorodne programy z PARP, szczególnie dla firm, które planują skalować działalność lub wdrażać nowoczesne technologie.

Przykładowe ścieżki wsparcia w ramach PARP

1. Ścieżka SMART
2. Internacjonalizacja MŚP
3. AMI

Dodatkowo PARP prowadzi też mniejsze, tematyczne nabory.

Kiedy warto aplikować do PARP?

Aplikowanie do programów PARP opłaca się szczególnie wtedy, gdy:

• firma planuje nowe inwestycje technologiczne
• chce zdywersyfikować rynek zbytu i wejść na rynki zagraniczne,
• potrzebuje wsparcia w procesie cyfryzacji, 
• planuje szkolenia kadry lub tworzenie nowych miejsc pracy,
• działa w branży ujętej w KIS.

PARP programy dotacyjne są przygotowane z myślą o firmach, które mają jasno sprecyzowany kierunek rozwoju, ale potrzebują wsparcia finansowego i merytorycznego w jego realizacji.

Jakie firmy mają największe szanse?

Największe szanse na dofinansowanie z PARP mają przedsiębiorstwa, które:

• prowadzą działalność minimum 12 miesięcy,
• potrafią udokumentować potencjał innowacyjny
• realizują działania zgodne z celami danego programu,
• potrafią przygotować spójną koncepcję projektu.

Ważne jest także prawidłowe przygotowanie dokumentacji – wniosków, harmonogramów i prognoz finansowych.

NCBR – konkursy dla projektów badawczo-rozwojowych

NCBR to główna instytucja w Polsce odpowiedzialna za finansowanie projektów badawczo-rozwojowych oraz wdrażanie innowacji technologicznych w przedsiębiorstwach. Dla firm działających w branżach innowacyjnych, technologicznych i przemysłowych, konkursy B+R organizowane przez NCBR to jedna z najlepszych form pozyskania wsparcia na rozwój nowych produktów, usług i procesów.

Programy wspierające B+R i komercjalizację wyników badań

NCBR oferuje dofinansowanie dla firm i konsorcjów naukowo-przemysłowych na realizację projektów obejmujących:

• badania przemysłowe
• eksperymentalne prace rozwojowe
• wdrożenia wyników badań 

W ramach aktualnej perspektywy szczególną rolę odgrywa program FENG, w którym NCBR odpowiada za wdrażanie tzw. „ścieżki SMART” w zakresie projektów B+R. Dodatkowo prowadzi też konkursy tematyczne.

Dotacje dla firm technologicznych i przemysłowych

Dofinansowanie na badania z NCBR skierowane jest głównie do:

• firm technologicznych i przemysłowych,
• przedsiębiorstw planujących opracowanie własnych rozwiązań w ramach prac B+R,
• konsorcjów przedsiębiorstw z uczelniami.

Wysokość wsparcia może sięgać nawet 80% wartości kosztów kwalifikowanych, a środki można przeznaczyć na:

• wynagrodzenia zespołów badawczych,
• zakup sprzętu,
• wykonanie analiz ,
• działania związane z ochroną własności przemysłowej.

Jak wygląda proces oceny i rozliczenia w NCBR?

Proces oceny projektów w NCBR odbywa się w kilku etapach:

1. Ocena formalna
2. Ocena merytoryczna 
3. Negocjacje umowy 
4. Podpisanie umowy

RPO – regionalne programy operacyjne w Twoim województwie

RPO to jeden z najważniejszych instrumentów wsparcia dla firm w poszczególnych województwach. Dzięki nim mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą pozyskać środki w regionach na szeroki zakres inwestycji – od zakupu maszyn, przez modernizację, po szkolenia pracowników. W 2025 roku RPO pozostaje kluczowym źródłem dotacji dla firm, które chcą inwestować lokalnie, zgodnie z priorytetami swojego województwa.

Na co można dostać środki z RPO?

Każdy RPO przyznaje według ustalonego harmonogramu naborów i priorytetów danego województwa. RPO to idealne narzędzie które nie prowadzą projektów B+R, ale chcą unowocześnić swój park maszynowy, poprawić efektywność energetyczną czy zwiększyć zatrudnienie.

Różnice między województwami – dostępność i terminy

Każde województwo w Polsce realizuje swój własny RPO, co oznacza różnice w:

• poziomie dofinansowania,
• dostępnych działaniach,
• priorytetach inwestycyjnych,
• terminach naborów.

Dlatego bardzo ważne jest regularne śledzenie aktualnych naborów na funduszeeuropejskie.gov.pl oraz stron internetowych urzędów marszałkowskich. Informacje o planowanych i trwających naborach publikowane są w formie harmonogramów rocznych i kwartalnych.

Kiedy warto złożyć wniosek do RPO zamiast ogólnokrajowego programu?

Z RPO warto skorzystać, gdy:

• firma realizuje inwestycję wyłącznie na terenie jednego województwa,
• projekt nie ma charakteru badawczo-rozwojowego, ale dotyczy zakupu sprzętu,
• firma potrzebuje prostszego procesu aplikacyjnego, często z krótszym czasem oceny niż w programach krajowych,
• dostępność środków w programach ogólnopolskich jest ograniczona.

KPO i DIG.IT – zielona transformacja dla firm

W obliczu dynamicznych zmian gospodarczych i technologicznych, coraz więcej firm szuka wsparcia na modernizację procesów oraz wdrożenie rozwiązań ekologicznych. KPO oraz program DIG.IT stanowią odpowiedź na te potrzeby – oferując łatwiejszy dostęp do środków i uproszczone zasady aplikacji.

Krajowy Plan Odbudowy – finansowanie transformacji energetycznej i szkoleń

KPO to rządowy program wspierany z funduszy UE w ramach Instrumentu na rzecz RRF. Obejmuje on szeroki zakres działań związanych z rozwojem nowoczesnej gospodarki, a jednym z jego kluczowych elementów jest transformacja energetyczna i rozwój kompetencji pracowników.

Firmy mogą uzyskać dofinansowanie m.in. na:

• OZE
• modernizację energetyczną budynków,
• szkolenia dla kadry zarządzającej
• cyfrowe narzędzia wspierające zarządzanie 

Program DIG.IT – wsparcie dla MŚP 

DIG.IT – Cyfrowa transformacja MŚP to nowy, elastyczny program grantowy realizowany w ramach FENG, który ma na celu:

• przyspieszenie cyfryzacji mśp
• wdrożenie nowoczesnych technologii,
• poprawę bezpieczeństwa danych,
• dostosowanie działalności do wymogów 

Firmy mogą pozyskać środki m.in. na:

• cyfrową integrację procesów produkcyjnych,
• szkolenia z kompetencji cyfrowych,
• audyt cyfrowy i przygotowanie strategii transformacji.

Zalety programów z prostszą ścieżką aplikacji

Zarówno KPO, jak i DIG.IT wyróżniają się:

• krótszym czasem oceny projektów 
• prostszym formularzem wniosku,
• możliwością uzyskania 100% dofinansowania ,
• łatwiejszym dostępem dla firm .

Dla wielu przedsiębiorców, którzy chcą szybko wdrożyć zmiany, a nie mają dużych zasobów administracyjnych, to właśnie programy wspierające transformację w ramach KPO i DIG.IT stają się najbardziej efektywnym wyborem.

Co sprawdzić przed złożeniem wniosku ?

Zanim zdecydujesz się aplikować o środki unijne, warto dokładnie przygotować się do procesu i sprawdzić, czy Twój projekt ma realne szanse na uzyskanie dofinansowania. Kluczowe są cztery elementy: kwalifikowalność, gotowość inwestycyjna, zasoby organizacyjne i wymagania formalne. Im lepiej przygotujesz się do aplikacji, tym większe masz szanse na sukces.

Kwalifikowalność firmy i projektu

Pierwszym krokiem jest weryfikacja, czy:

• Twoja firma spełnia kryteria
• projekt wpisuje się w cele działania 
• nie masz zaległości podatkowych

Nie każdy projekt jest zgodny z priorytetami funduszu – dlatego przed wypełnieniem wniosku warto przeanalizować dokumentację konkursową i kryteria oceny. 

Gotowość inwestycyjna – dokumenty, kosztorys, harmonogram

Instytucje udzielające dofinansowania oczekują, że firma będzie gotowa do realizacji projektu natychmiast po podpisaniu umowy. Oznacza to konieczność przygotowania:

• szczegółowego opisu projektu 
• kosztorysu z wyceną każdego etapu 
• harmonogramu realizacji 
• dokumentów formalnych,

Im bardziej dopracowana dokumentacja, tym większa wiarygodność firmy w oczach oceniających.

Czy potrzebujesz partnera lub wkładu własnego?

W wielu konkursach dofinansowanie pokrywa tylko część kosztów kwalifikowanych.

Niektóre programy wymagają także realizacji projektu w partnerstwie. Dotyczy to szczególnie projektów badawczo-rozwojowych i innowacyjnych.

Co sprawdzić przed aplikacją o dofinansowanie? Przede wszystkim zgodność z programem, gotowość operacyjną i finansową oraz możliwość spełnienia wszystkich warunków konkursu. Dobre przygotowanie to najlepsza inwestycja jeszcze przed złożeniem wniosku – i często decyduje o sukcesie projektu. 

Jak wybrać najlepszy program wsparcia dla Twojej firmy?

Z dostępnością środków w 2025 roku nie ma problemu – wyzwaniem jest wybór odpowiedniego programu dopasowanego do specyfiki działalności, celów inwestycyjnych i możliwości organizacyjnych firmy. Jak wybrać program, który rzeczywiście pomoże Ci się rozwinąć, a nie stanie się tylko formalnym obciążeniem? Kluczowa jest analiza potrzeb, porównanie warunków oraz ewentualne wsparcie ekspertów.

Analiza potrzeb firmy vs. cele programów 

Zanim zaczniesz przeglądać dokumentację konkursową, odpowiedz sobie na pytanie: czego dokładnie potrzebuje Twoja firma?

• Czy planujesz zakup sprzętu?
• Czy chcesz opracować nowy produkt?
• A może interesuje Cię wejście na rynki zagraniczne?
• Czy Twoi pracownicy potrzebują szkoleń?

Porównanie poziomu dofinansowania i wymagań

Kolejnym krokiem jest analiza:

• poziomu dofinansowania 
• wymaganej dokumentacji 
• czasu oceny i podpisania umowy 
• obowiązków po podpisaniu umowy

Dla wielu firm kluczowe jest także to, czy środki wypłacane są z góry (zaliczki), czy dopiero po poniesieniu kosztów (refundacja).

Wsparcie doradcze – czy warto korzystać z konsultanta?

Jeśli nie masz doświadczenia w przygotowywaniu wniosków dotacyjnych, warto rozważyć współpracę z firmą doradczą. Dobry konsultant:

• pomoże ocenić potencjał Twojego pomysłu,
• dopasuje odpowiedni program,
• przygotuje kompletny wniosek,
• wesprze w komunikacji z instytucją,
• poprowadzi rozliczenie i przygotuje Cię do kontroli.

Dzięki temu zwiększasz szansę na uzyskanie dofinansowania i minimalizujesz ryzyko odrzucenia wniosku z powodów formalnych. Pamiętaj, że większość agencji doradczych oferuje bezpłatną analizę projektu przed rozpoczęciem współpracy.

Wykaz, zestawienie finansów unijnych w 2025 roku.

Firmy mogą skorzystać z szerokiej gamy programów dotacyjnych, dopasowanych do różnych potrzeb i etapów rozwoju. Niezależnie od tego, czy planujesz cyfryzację, ekspansję zagraniczną, inwestycje w sprzęt czy rozwój kadry – środki mogą być realnym wsparciem w realizacji tych celów.

Przypomnijmy 5 źródeł dotacji dla firm w 2025 roku:

• FENG
• PARP 
• NCBR 
• RPO
• KPO i DIG.IT 

Od czego zacząć przygotowania do unijnego wsparcia?

• Zdefiniuj potrzeby firmy
• Sprawdź dostępne nabory .
• Oceń kwalifikowalność projektu
• Zastanów się, czy chcesz prowadzić projekt samodzielnie, czy z doradcą.

Dobrze dobrany program to nie tylko szansa na uzyskanie środków, ale także impuls do rozwoju i zwiększenia konkurencyjności Twojej firmy.

Chcesz sprawdzić, z jakiego programu najlepiej skorzystać? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci dopasować odpowiednie źródło finansowania, przygotować dokumenty i zwiększyć szansę na sukces w procesie aplikacji.